Что нужно учитывать при выборе ERP-системы для ВУЗа

Картинки по запросу ERP для ВУЗаРано или поздно каждое образовательное учреждение (ОУ) сталкивается с задачей автоматизации тех или иных процессов, происходящих в нем, да и к тому же сейчас на ранке имеется не один десяток erp-решений, имеющих в своем арсенале механизмы по автоматизации бизнес-процессов в сфере образования. В статье я попытаюсь рассказать о подводных камнях, которые могут встретится на этапах выбора системы, а так же внедрения и использования. На хабре есть не одна сотня статей о erp, но в разрезе внедрения системы в вузе я не нашел ни одной. Информация, приведенная в статье, опирается на личный опыт автора по внедрению erp-системы в государственном учреждении высшего профессионального образования.

Картинки по запросу ERP для ВУЗа

Как только руководство дозревает до начала “автоматизации” всех и вся, встает первый вопрос-дилемма — выбор подходящего по цене/качеству/требованиям готового решения или написание собственного ПО:

  • Написание собственной erp — задача не из простых, решить которую могут порой лишь технические вузы, кующие кадры и для самого себя тоже, однако, при принятии решения о написании своего продукта, руководство в дальнейшем сталкивается с такой тривиальной ситуацией, как текучка кадров, в результате чего новый программист, порой, не может разобраться в коде предыдущего и начинает переписывать какие-то части с нуля, что тянет за собой клубок проблем. По факту получается, что самописные системы разрабатываются «на коленке» и как правило, без документации, к тому же разрабатывать серьёзное по самостоятельно — это сложно, долго и дорого — если сравнить срок разработки, затраты на содержание специалистов и все накладные расходы, то становится очевидным, что взять хороший готовый продукт и заточить под себя — проще, дешевле и быстрее. Особенно если этот продукт уже апробирован в других ОУ.
  • Для глубоко гуманитарных вузов написание собственного программного продукта — мечта несбыточная ввиду того, что IT-отдел, чаще всего представлен начальником и двумя-тремя “бегунками”, вынимающих застрявшую бумагу из принтеров в бухгалтерии и периодически переустанавливающих операционку, все остальное на аутсорсинге.

Итак, начнем… Если в вашем ОУ нет четких и понятных бизнес-процессов (а получение образования — это тоже своего рода бизнес-процесс), то автоматизировать вам по большому счету нечего, нет смысла в erp в вузе и в том случае, когда прозрачность процессов не нужна никому (включая руководство), а сегодня она (прозрачность) похожа на бурную реку в период половодья — в мутной воде внедрение erp-системы будет ни чем иным, как назойливой мухой, которая только мешает ровному и непоколебимому укладу вашего болота. Под мутной водой я понимаю бесконечно меняющиеся учебные планы (порой даже несколько раз в течение учебного года), игры с заселением в общежития, жонглирование бюджетными и платными местами, надуманность научных достижений сотрудников, утаивание механизмов восстановления ну и так далее, не мне вас учить. Если у вас все как-то так, то никакая erp-система вам в вузе не нужна, живите лучше без нее, ибо лучше уж никак, вместо как-нибудь, все равно нужного эффекта вы не добьетесь.

Представим ситуацию, что руководство все-таки приняло решение внедрить некую систему и поручает кому-то произвести разведку на предмет стоимости готовых продуктов.

Очень важно правильно составить команду тех, кто будет проводить поиск системы. Зачастую эту обязанность в вузах возлагают на IT-отдел (ну как же, это же с компьютером все связано) и жестоко ошибаются, т.к. конечный пользователь системы — не айтишник вуза, а руководство, деканаты, учебная часть, канцелярия, кафедры, а может быть и студенты. Поэтому на данном этапе чрезвычайно важно определить то, что же хотят все эти перечисленные категории от ERP-системы, необходимым является понять ее практическую значимость в ежедневной работе, увидеть нужность автоматизации тех или иных рутинных процессов. В идеале — необходимо уже на данном этапе выбрать и утвердить (приказом или распоряжением) список лиц, участвующих во внедрении еще не выбранного продукта, как бы парадоксально это не звучало, причем ответственным за внедрение сотрудником должен быть человек, в возможности которого входят издание распоряжений по тем подразделениям, автоматизация чьих процессов предполагается.

Очевидно, что внедрение системы необходимо как минимум для получения тех или иных отчетов (т.е. оперативной информации), а в идеале — для повышения открытости и прозрачности процессов, происходящих в вузе, получения инструмента для принятия руководством стратегических решений, что в конечном итоге скажется на повышении производительности труда подразделений, снизит количество ошибок в работе и т.д. К сожалению, в заурядном вузе систему пытаются внедрить порой только для получения неких обязательных отчетов в минобр… и все. Об этом прекрасно осведомлены менеджеры по продажам ERP-систем и они пытаются пустить пыль в глаза потенциального покупателя, ошеломив его неимоверными количествами готовых типовых отчетов — “около 100”, “до 500”, “более 1000”… Не стоит вестись на эту приманку, т.к. очевидно, что слово “типовые” в названиях всех отчетов, должно говорить вам о том, что их все равно однозначно придется “допиливать”. А теперь вспомните состав IT-отдела гуманитарного вуза… В хорошей системе пользователь должен самостоятельно формировать все необходимые ему отчеты, а не бежать для этого в IT-отдел с круглыми глазами. В системе должен быть предусмотрен интуитивно-понятный “конструктор” отчетов с обязательным экспортом всего выбранного в Excel. Все мы хорошо знаем, как часто сверху приходят письма, в которых требуется “еще вчера” подать ту или иную информацию в министерство, а теперь представьте, что среди “более 1000 типовых отчетов” 1001-го отчета не предусмотрено. Что вы будете делать? Даже если вы тут же закажите изготовление требуемого отчета у производителя системы — потребуется 3-4 дня на его изготовление и тестирование. При наличии же в системе универсального инструмента для выборки необходимых данных этот отчет пользователь сделает сам за 20 минут. Не попадайтесь на фразы производителя, типа “при минимальных знаниях SQL любой отчет можно создать за 30 минут” — в этом случае от вас утаивают, что кроме “минимальных знаний SQL” вам еще нужно изучить структуру базы данных (листов эдак 300) и какой-нибудь FastReport, к примеру, а это уже не пользовательский уровень! Вспомните, при покупке телевизора вам вручают в магазине паяльник (так, на всякий случай)? Нет? Так зачем же тогда к ERP-системе прикладывать в комплект еще и программиста?

В любом государственном вузе во главу угла при выборе ошибочно ставится стоимость программного обеспечения, и об этом прекрасно знают его разработчики, поэтому всячески стараются скрыть реальную сумму, которую придется выложить ОУ за покупку и внедрение системы. Политика обладания неисключительными правами на ПО должна быть прозрачной и понятной покупателю, всегда внимательно читайте прайсы, коммерческие предложения, ищите звездочки, сноски и 6-й шрифт. Некоторые производители пытаются умолчать покупку СУБД, некоторые красиво недоговаривают об ограничении в подключениях к базе, помните об этом. Другие — пытаются представить как можно большее количество модулей системы, охватывающие, по их мнению, все бизнес-процессы в ОУ. Не стоит доверять последнему показателю, ведь вряд ли в вузе вы будете внедрять все модули сразу, тем более, бухгалтерия, скорее всего уже работает на 1С, а это тоже как-никак erp, и с ней вам придется интегрировать новую покупку, к тому же не стоит забывать о том, что же вы все-таки хотите автоматизировать в первую очередь — движение контингента студентов и все, что с ним связано или процесс согласования договоров с поставщиками. Бесспорно — согласование договоров — важный раздел работы любой организации, но не стоит забывать об основной задаче вашего вуза — это обучение студентов. Да и к тому же, если вы успешно внедрите erp на уровне контингента студентов, никто не запретит вам заняться внедрением какого-либо дополнительного функционала. Так или иначе — приоритеты надо расставлять правильно.

Картинки по запросу ERP для университета

При выборе системы обязательно требуйте демо-доступ к ней, и не просто для того, чтобы пощелкать по красочным окошкам, а попробовать самим отразить в системе один или несколько бизнес-процессов, например, оценить удобство ведения приемной кампании и соответствие системы правилам приема, создания учебных групп, перевода студента с очной формы на заочную, оформления конкретного приказа, выписки из него, ежемесячно необходимого отчета и т.д. Попросите у Рособрнадзора тестовый доступ к пакетной передачи данных в ФИС ЕГЭ и приема и попытайтесь связать с ней вашу систему (если вы конечно хотите избавить себя от рутинного ввода 10.000 заявлений абитуриентов через вэб). Не стесняйтесь просить продления демо-периода, если он ограничен поставщиком, это в ваших интересах. Если на данном этапе вы столкнетесь с проблемами, которые вам кажутся непреодолимыми и вы не найдете очевидного решения в инструкциях — не зазорным будет попросить потенциального продавца показать вам, как эту проблему можно решить, и решить прямо сейчас, онлайн. Не покупайтесь на отговорки типа “это же демо-версия, в реальной системе все работает как часы” или “в настоящий момент этот функционал не реализован, но к моменту покупки мы все поправим”, “это уже есть в планах”, “мы это сто раз внедряли”, “это легко дописать/настроить”! Поверьте и запомните — то, что вы не увидели сейчас, с большой вероятностью не будет реализовано никогда (ну разве что за ваши деньги), просто смело ставьте на этом пункте минус, ведь пока вы не подписали договор о покупке именно этого ПО — музыку заказываете вы и никто другой.

Постарайтесь вовлечь в работу с демо-версией как можно большее количество подразделений, чью работу вы хотите отразить именно в этой erp-системе. Особое внимание уделите интерфейсу программы, если он покажется вам перегруженным — знайте, что процесс внедрения затянется, т.к. работать с системой будут рядовые диспетчеры деканатов, лаборанты кафедр, сотрудники учебной части. Оцените с практической точки зрения целесообразность предложенного в системе подхода к созданию записей, фильтрам. Помните, что система должна быть в первую очередь дружелюбна к пользователю, он сам должен захотеть работать именно в ней, забыв о MS Word, как о единой для него базе данных на все случаи жизни.

Соберите и проанализируйте все формы документов (приказы, допуски, ведомости, выписки, отчеты и прочее), принятых в вашем вузе, классифицируйте их и попытайтесь найти способ реализовать их в системе. При возникновении трудностей, предложите производителю помочь вам. Сразу уточняйте стоимость реализации недостающего вам функционала. Выясните, совместима ли система с форматами файлов учебных планов программы GosInsp, попросите разработчика продемонстрировать процесс импорта вашего плана в систему. Помните, что Лаборатория ММИС частенько меняет формат файлов планов и их структуру, узнайте, готова ли к этому ваша потенциально-покупаемая erp. Поинтересуйтесь, в какой мере в программе реализована поддрежка ФГОС 3-го поколения.

Если ERP-система представляет собой клиент-серверное приложение, поинтересуйтесь, каким образом реализован процесс обновления клиентских приложений. Если при апгрейде системы вам придется посылать бегунка из IT-отдела для переустановки приложений у всех пользователей, сто раз задумайтесь о целесообразности покупки этого ПО. Возможно, на начальном этапе вы пожелаете ограничиться автоматизацией бизнес-процессов руководящего состава вуза и обновление не будет глобальной проблемой, но что будет, если система будет охватывать все кафедры?.. А если кафедр в вузе 100? А если вы решите вовлечь в работу системы студентов?.. Узнайте, взаимодействует ли система с AD.

На этапе выбора системы обращайте особое внимание на документацию, причем как на техническую (по настройке и администрированию), так и на пользовательскую. Весь функционал системы должен быть подробно описан в манах. Не стоит всерьез воспринимать продукт, у которого версия системы, описанная в руководстве пользователя, не совпадает в текущей версией ПО. Не ведитесь на документацию, в которой отражены только красочные скрины-интерфейсы программы, а их описания содержат примерно следующее: “при нажатии на кнопку удалить студента происходит удаление студента”. Если вы видите у производителя подобный подход к пользовательским инструкциям — готовьте деньги на бесконечные обучения, тренинги, семинары/вэбинары, консультации и прочее. Не верьте в обещания, типа “как раз сейчас мы готовим новую версию руководства пользователя” — поверьте — никто ничего “как раз сейчас” не готовит. Если четких манов нет — значит это кому-то нужно…
Не ведитесь на открытый или частично открытый код системы, запомните, все erp-системы пишут команды программистов. Вряд ли штатный программист вашего вуза будет способен допилить систему под ваши нужды, не наделав при этом ошибок (не от своей неграмотности, а от отсутствия понимания логики работы приложения, его модулей). Исправить потом будет очень сложно, а порой и невозможно и все придется начинать с нуля. Да и к тому же при обновлениях системы с высокой вероятностью все ваши допиливания в лучшем случае сойдут на нет, а в худшем — парализуют работу системы полностью, плюс вы лишитесь гарантии на ПО. Если уж вам так хочется, чтобы ваше ОУ могло само подписывать что-то в системе — ищите erp с поддержкой клиентских расширений, это единственно верный вариант в вашем случае.

Картинки по запросу ERP для университета

Если вы склоняетесь к какой-то конкретной erp-системе, обязательно уточните у производителя об имеющемся опыте по внедрению данной системы в вузы вашего же профиля. Да, да, именно профиля, т.к. множество процессов, считающиеся очевидными в медицинском университете будут абсолютно ненужными в консерватории, к примеру. Если данная система не внедрялась еще ни в одном вузе вашего профиля, а внедрена только у колледжей той же направленности — ждите беды, т.к. образовательный процесс в вузе и сузе — это разные вещи. Не стесняйтесь спросить наименования тех ОУ, куда производитель уже продал (или и внедрил уже) свой продукт. Смело звоните в эти вузы и спрашивайте об эффектах от внедрения, пусть коллеги поделятся опытом эксплуатации системы, попросите оценить удобство ее каждодневного использования, вам не откажут. При неудачном внедрении поинтересуйтесь, почему система “лежит” или используется на 10%, что стало этому причиной — может быть подвел разработчик, возможно, что система показала себя не очень дружелюбной к пользователю или не оправдала ожиданий у руководства вуза или причиной неудачи стали конечные пользователи и их низкий уровень компьютерной грамотности. Таким вот образом вы получите самую объективную характеристику системы.

В целом — на этапе поиска erp-системы для вуза не стоит ставить деньги на первое место, сосредоточьтесь на вышеописанных моментах и вы, сами того не подозревая, существенно сэкономите на процессе внедрения.

Итак, выбор сделан, счета оплачены, у вас в руках дистрибутив купленной ERP-системы и вы с сиянием в глазах идете ставить ПО на сервер. Пара-тройка кликов <Далее> и система у вас установлена. Что дальше? А дальше начинается самый сложный и трудоемкий этап — внедрение… С этого дня руководство ежедневно будет ждать результатов, а вы, как внедренец от вуза — ежедневно получать люлей за затягивание процесса. Первый миф, который следует развеять в голове руководства вуза, и чем раньше, тем лучше — “ERP-система, которую мы купим, готова к работе сразу после инсталляции на сервер вуза”. Это далеко не так. Точнее — это вообще не так, в принципе. Любое готовое решение — это конструктор с неким запасом возможностей и этот конструктор не работает из коробки, не будет он печатать все необходимые вам формы, не заполнит самостоятельно базу студентов, не подгрузит из стороннего по учебные планы. Грамотно реализовать эти возможности — и есть правильно построенный процесс внедрения.

Покупая систему важно определиться — как (а главное — за чей счет) будет происходить процесс внедрения. Варианта всего два:

  • первый (бесплатный) — вуз самостоятельно внедряет продукт, консультируясь с разработчиком системы,
  • второй (затратный) — разработчик оказывает вузу платные услуги по внедрению системы.

Что я могу сказать… мы пошли по бесплатному пути и за два года не внедрили толком ничего. Нет, конечно что-то работает, чем-то пользуемся, но в целом не для всех понятно для чего надо было огород городить, коль и без него можно прожить. Я бы и сам не стал называть то, что работает у нас — erp-системой.

Вернемся к приказу (распоряжению) о списке лиц, ответственных за внедрение системы, о котором я писал выше. У нас такого списка не было и нет по сей день. В результате чего все камни летят только в один огород — в мой (а я всего лишь сотрудник IT-отдела). Как уже говорилось — любая erp-система требует конфигурирования под бизнес-процессы конкретного вуза, порой невозможно добиться желаемого простым переключением чекбоксов в админке, зачастую необходимо внесение тех или иных изменений в систему, словом — необходимо допиливание разработчиками.
Важно помнить, что внедрение любой информационной системы требует участия не только технических специалистов. Без активного участия пользователей, руководства организации и разработчиков внедрить её зачастую просто невозможно. На этапе внедрения вы столкнётесь с тем, что большинство сотрудников даже в одном подразделении вуза привыкли делать одну и ту же работу по-разному, что многие бизнес-процессы пересекаются, дублируют или даже исключают друг-друга, что работа многих подразделений абсолютно никак не регламентирована, нет единых стандартов на нумерацию документов и так далее. Собственно именно поэтому информатизация и автоматизация так важны, т.к. делают все процессы абсолютно прозрачными. Всё потому, что любая информационная система — это жёстко регламентированная и спроектированная структура данных, подразумевающая чёткие и очевидные процедуры работы, исключающая какой-либо хаос. Но кому-то нравится работать в хаосе, кому-то он выгоден, кто-то просто привык и не хочет ничего менять. Такие люди есть в любой организации и они будут всячески препятствовать внедрению информационной системы. Да, вам придётся столкнуться и с саботажем, самым настоящим саботажем, прежде всего со стороны тех сотрудников вуза, которые и до начала внедрения системы не очень-то дружили с компьютером, а уж теперь и подавно. Ударом по замшелой старине и консерватизму будет и унификация всех документов в вузе: какие-то придется исключить, другие переработать, обобщить, возможно даже придется изменить привычную нумерацию зачеток и так далее. Скорее всего в начале этапа внедрения пользователям придется вести документацию и в erp-системе и с помощью привычных MS Word и Excel, что несомненно не вызовет ни в одном отделе вуза ни восторга, ни оваций. С этим придется смириться. И именно поэтому и нужен будет тот самый замечательный документ (распоряжение или приказ), который будет регламентировать ответственность конкретных лиц в подразделениях за внедрение системы. Возможно даже придется административными мерами принуждать пользователей привыкших работать “как-то так” вести эту же работу и в системе. Придется провести сто миллионов семинаров, возможно даже с каждым подразделением в отдельности. К сожалению только так порой можно что-то поменять, и если внедряемая система будет дружелюбна к пользователю, то процесс внедрения пройдет более или менее гладко. Прискорбным фактом можно считать и то, что в большинстве отделов государственных вузов работают крайне неграмотные в компьютерном отношении люди, для которых создание нового документа было всегда трагедией. У этих людей за 30-ти летнюю историю работы на своем месте выработался некий стереотип, который вы им будете пытаться изменить полностью. Ударом ниже пояса будет и тот факт, что для того, чтобы получить из системы хоть какой-то мало-мальский пригодный отчет, в нее необходимо сначала ввести туеву кучу данных — создать базу студентов, ввести все необходимые атрибуты каждого (а их не мало), и все это придется делать, увы, руками, т.к. никакому импорту не поддается список студентов 1 курса, созданный в ворде, где в качестве форматирования использовался только пробел…

Бесспорно, на этапе внедрения от подразделений потребуется титанический объем усилий и увенчается успехом мероприятие только тогда, когда впервые диспетчер деканата на создание академической справки потратит 2 минуты вместо привычных 2-х дней, тогда, когда министерство запросит к 18:00 количество студентов, проживающих в общежитии и не достигших 20-летнего возраста а учебная часть не будет с бешеным видом напрягать деканов, а в течение 5-ти минут сформирует этот отчет из системы, тогда, когда система не позволит секретарю приемной комиссии завести седьмое по счету заявление от одного и того же абитуриента, да много еще этих “когда”… Но для того, чтобы вся эта всевузовская радость претворилась в жизнь многое еще придется пережить и многое будет зависеть от того, какую erp-систему приобрел вуз, насколько она будет понятна пользователю.

Картинки по запросу ERP для ВУЗа

Понравилась статья? Тогда поддержите нас, поделитесь с друзьями и заглядывайте по рекламным ссылкам!

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *