В Группе компаний АФК «СИСТЕМА» продолжают работать над оптимизацией бизнес-процессов. Один из ключевых этапов этой работы – организация профессиональной службы закупок. О том, как повысить эффективность взаимодействия с поставщиками и что такое категорийный менеджмент, рассказывает исполнительный вице-президент – руководитель департамента по управлению закупочной деятельностью Ольга Малышкина. Закупки – самая важная часть расходов у большинства организаций.

Согласно недавнему исследованию Bain&Company в среднем на нее приходится 43 % всех затрат. Не потратил – значит заработал, поэтому каждый рубль, сэкономленный на закупках, можно смело относить на прибыль организации. В связи с этим большинство ведущих российских и зарубежных компаний осознанно стремятся к построению эффективной, профессиональной, прозрачной системы управления своими закупками.

Закупочная функция в группе компаний АФК «Система» развивается в том же направлении. Одной из основных организационных задач на 2017 год является создание профессиональной службы закупок во всех активах, подконтрольных АФК «Система». Цель – экономия средств, расходуемых Корпорацией на оплату товаров, работ, услуг сторонних контрагентов, при одновременном повышении качества и операционной эффективности. Возможно ли это? Да! Наилучшим образом организованные службы закупок в таких компаниях, как МТС или БЭСК, например, контролируя до 98 % расходов на поставщиков и подрядчиков, оказывают услуги своим внутренним заказчикам на высочайшем уровне и экономят деньги акционеров. В конечном счете это повышает не только операционную прибыль, но и рыночную капитализацию этих компаний. Задача остальных активов Корпорации в этом году – довести долю закупок, контролируемую закупочными подразделениями, до 80 %.

Стратегическое управление категориями – путь к повышению эффективности закупок

Будут изменения и в процессах закупочной деятельности. Основным акцентом в них является повсеместное внедрение категорийного менеджмента – такого способа организации закупок, при котором для каждой категории товаров, работ и услуг определяется наиболее эффективный подход с учетом анализа категории и анализа рынка – категорийная стратегия. Такие стратегии, как правило, охватывают не только вопросы экономии затрат, но и своевременность и надежность поставок, качество оказываемых услуг, эффективность логистики, оборачиваемость и доступность складских запасов.

Переход от пошаговой, зачастую излишне бюрократизированной регламентации закупочного процесса к стратегическому управлению категориями дает быстрый результат. Ведущие российские компании, внедрившие категорийный менеджмент, получили экономический эффект в размере сотен миллионов рублей в течение одного-двух лет с момента начала преобразований. Да и в самой группе компаний АФК «Система» имеется положительный опыт стратегического управления категориями, который можно и нужно тиражировать на другие ДЗК.

Задачи, стоящие перед закупками:

• экономия денежных средств;
• высокий уровень сервиса;
• качество и надежность;
• управление оборотным капиталом.

Для обсуждения нового подхода к закупкам 26–27 января 2017 года состоялась стратегическая сессия по закупочной деятельности, участники которой ознакомились с лучшими российскими и зарубежными практиками и выработали основные принципы, направленные на повышение эффективности закупок. Эти принципы определяют правильные подходы к планированию и проведению закупочных процедур и позволяют избежать типичных проблем и ошибок, таких как сговор контрагентов, манипуляции оценочными критериями, сокращение количества участников закупочных процедур, фиктивные тендеры и т. д.

Чтобы внедрить все эти и многие другие изменения, специально созданная рабочая группа начала работу по пересмотру и обновлению нормативных документов по закупочной деятельности. Основной задачей является создание четких и понятных документов, с одной стороны учитывающих все нюансы, с другой – не перегруженных излишними деталями.

Прозрачность означает доверие

Не будет обойдена вниманием и такая важная тема, как обеспечение прозрачности закупочных процедур и принятия соответствующих решений. Распространенной практикой является использование электронных торговых площадок (ЭТП), проведение торгов на которых, с  одной стороны, автоматизирует ручной труд, с другой стороны, решает задачу создания конкуренции при проведении закупок. По результатам торгов «все ходы записаны», что, безусловно, способствует повышению прозрачности и эффективности закупки. В качестве основной ЭТП для группы компаний АФК «Система» выбрана площадка «Сбербанк – АСТ».

АФК «Система» стремится к укреплению партнерских взаимоотношений с контрагентами Группы для создания открытой, предсказуемой и  прозрачной среды для ведения бизнеса. Для получения обратной связи и ведения открытого диалога с рынком создана Конфликтная комиссия по закупочной деятельности, которая будет рассматривать жалобы текущих и потенциальных контрагентов Группы на организацию процесса закупок с целью сделать этот процесс прозрачнее, эффективнее, лучше.

Закупки – дело профессионалов

Конечно, реализация таких задач невозможна без участия людей, поэтому их поддержке, обучению и развитию будет придаваться большое значение. Разработанная программа профессионального обучения сотрудников и руководителей закупочной функции предлагает различные варианты тренингов и курсов. Однако не стоит забывать, что залогом любого профессионального успеха является самостоятельное развитие – чтение профессиональной литературы, самостоятельное онлайн-обучение, поиск и изучение обзоров и тенденций рынка. Поэтому все участники стратегической сессии по закупочной деятельности получили в подарок лучшие книги по управлению закупками и поставками, имеющиеся на русском языке.

Важной вехой на пути реализации новых подходов стало совещание с генеральными директорами ДЗК и руководителями инвестиционных портфелей, в котором принял участие Президент АФК «Система» Михаил Шамолин. Он поддержал начатые изменения, подчеркнув, что конечной целью обновления закупочной функции является повышение производственной эффективности и увеличение прибыли и капитализации предприятий группы компаний АФК «Система».

ПРЯМАЯ РЕЧЬ

Алексей Гурьев, Вице-президент – руководитель Департамента по управлению персоналом ПАО АФК «Система»:

«Несмотря на то что АФК “Система” – инвестиционная, а не операционная компания, что, на первый взгляд, не предполагает создания закупочной “вертикали” как отдельного функционально- го комплекса, осенью прошлого года руководством было принято решение запустить большой проект по преобразованию функций закупок в компаниях Группы в полноценное управление системой снабжения. Решение абсолютно рационально: правильно выстроенное управление системой снабжения позволяет существенно увеличивать операционную прибыль, создавая дополнительную стоимость бизнеса для акционеров. Кроме прямой экономии затрат на закупках, в случае правильно выстроенного процесса, поддерживаемого качественными людьми, также сокращается оборотный капитал, а производственные подразделения получают необходимые материалы и услуги адекватного качества быстрее. Реорганизация по-настоящему масштабна, она предполагает не только существенную корректировку процессов, политик и процедур, но и введение новых правил организационного построения функции, обучение и подбор высококвалифицированных и честных профессионалов, внедрение современных ИТ-решений. Для решения этих задач Корпорация пригласила одного из лучших экспертов в построении систем снабжения в нашей стране – Ольгу Малышкину, ранее занимавшую должность Вице-президента по управлению системой снабжения одной из крупнейших российских компаний. В каждой компании Корпорации закупочная функция в итоге, безусловно, будет выглядеть соответственно отрасли и масштабу деятельности, но везде будут выдержаны одни и те же базовые стандарты: категорийный менеджмент, единая структура подчинения, независимый бэк-офис, оценивающий соответствие политикам и процедурам.

Все это, уверен, позволит не просто упорядочить закупочную деятельность с точки зрения сокращения возможностей для злоупотреблений, но и действительно поможет Корпорации стать прибыльнее, а ее акционерам – рассчитывать на большие дивиденды и рост курса акций».

Автор: Ольга Малышкина, исполнительный вице-президент – руководитель департамента по управлению закупочной деятельностью

Источник: http://www.up-pro.ru/

Понравилась статья? Тогда поддержите нас, поделитесь с друзьями и заглядывайте по рекламным ссылкам!