Стивен Р. Кови справедливо заметил: “Мы воспринимаем мир не таким, каков он есть, а таким, каковы мы сами, или же таким, каким мы настроены его видеть.” Известно, что наши предубеждения искажают наше восприятие, мешая объективности. Исследователи в области поведения пришли к выводу, что мы чаще всего видим то, во что верим, нежели верим тому, что видим. Организации ежедневно сталкиваются с этой проблемой, даже при стремлении мобилизовать сотрудников для достижения общей цели. Для преодоления различия между истиной и восприятием менеджеры часто полагаются на данные. Эта вера в силу данных глубоко укоренилась, о чем свидетельствует популярная фраза: “Мы верим в Бога, но для всего остального нам нужны данные”. Однако, данные сами по себе не могут отличить истину от восприятия. Два менеджера могут интерпретировать одни и те же данные совершенно по-разному.

Более того, две противоположные точки зрения могут привести к достоверным данным, подтверждающим их позиции. Таким образом, данные, в лучшем случае, подтверждают наличие объекта, но решения принимаются на основе выводов, сделанных менеджерами на основе этих данных.

Чтобы проиллюстрировать это, давайте рассмотрим конкретную проблему ненадежного поставщика – частую жалобу руководителей производственных компаний. Очень вероятно, что попытка устранить первопричину этой проблемы приведет менеджера к выводу, что причиной является «плохое отношение» со стороны поставщика. Теперь менеджер может принять решение и действовать, например, попытаться воздействовать на поставщика или даже заменить его. Здесь важно отметить, что, хотя есть данные, подтверждающие тот факт, что поставки были задержаны, вывод является чисто умозаключением, которое может быть точным, а может и нет.

Почему многие человеческие решения часто основываются на выводах, основанных на восприятии? Ученые-бихевиористы указали, что человек может думать двумя способами: медленно и быстро. Мы способны проводить медленную и тщательную аналитическую оценку. Однако, поскольку человеческому виду часто приходилось действовать быстро перед лицом опасности, мы также развили способность принимать быстрые решения, полагаясь на интуицию и эвристику. Последний метод, очевидно, не очень логичен и подвержен предвзятости, но достаточен для устранения непосредственных опасностей.

В то время как такие неотложные ситуации и опасности в нашем окружении действительно могут возникнуть, люди во время принятия решений часто предпочитают выбирать «ленивый», более короткий путь к выводам – надеясь на свою предвзятость и переключаясь на прошлый опыт. Но решение, принятое в спешке, может иметь долгосрочные последствия для организаций. Поэтому важно, чтобы менеджеры были обучены использовать более аналитический подход к принятию решений. Для этого менеджеры должны избежать ловушки ошибочных ментальных моделей и предубеждений. Хорошая новость в том, что наш разум можно обучить этому, если мы будем помнить три аксиомы при анализе проблем.

1. Организации – это взаимосвязанные системы

В организации возникающие проблемы очень редко бывают изолированными. Многие из них даже не имеют корней в одном подразделении. Следовательно, истинная сила лица, принимающего решения, в этом контексте заключается в способности оценить всю картину взаимосвязей в организации, а также причинно-следственные связи между ее бесчисленными частями. Проблема понимания взаимосвязей становится еще более сложной, когда причина и следствие образуют нелинейные петли, особенно когда они разделены временем и пространством. Например, когда причина в одном отделе оказывает влияние на другой, по прошествии значительного времени связь между ними может надолго остаться незамеченной.

Это знание о способности видеть взаимосвязи системы само по себе гораздо более ценно, чем глубокое знание многих отдельных частей системы. Однако менеджеров обучают, чтобы они были специалистами в своих отделах и областях работы. Более того, команды смотрят на своих менеджеров как на хозяев владений, где они должны править и защищать свою территорию, ограждать подчиненных от сторонних обвинений. Такая культура защиты личных интересов нарушает системное мышление менеджеров и затуманивает их взгляд на общую картину.

Неспособность менеджеров придерживаться системного подхода может стать серьезным препятствием для принятия правильных решений и может навредить не только отделу, но и всей организации. У нас есть простой и эффективный способ тренировки ума – использовать компьютерные симуляторы. Они могут сжать временные и пространственные границы (день реальной жизни можно смоделировать как секунду компьютерного времени, а также визуализировать последствия, охватывающие другие отделы), чтобы менеджеры знали о нелинейных причинно-следственных связях между отделами.

2. Вместе с данными всегда идет шум

Другой аспект, мешающий ясному мышлению, – это «шум». Хотя для принятия решений нам нужна информация, отличить релевантную информацию от бесполезного шума непросто. Их сортировка усложняется тем фактом, что наше восприятие может усиливать шум и заставлять его казаться уместным в зависимости от обстоятельств. Вот вам пример. Когда вы опаздываете на встречу и попадаете в пробку, вы, вероятно, заметите каждый красный сигнал светофора и каждый плохой участок дороги с заторами. И когда вы доберетесь до встречи, вы будете жаловаться на ужасное состояние дорог. Однако, если бы вы выехали пораньше, вы бы не обратили внимания на эти незначительные препятствия на своем пути.

Точно так же менеджеры, которые борются с несвоевременным выполнением заказов, могут воспринимать рутинные проблемы, такие как проблемы с качеством деталей, прогулы рабочих, поломки оборудования и т.д., как серьезные препятствия. Когда заказы опаздывают, каждая «неровность на дороге», вызванная проблемами качества или поломкой машины, может внезапно стать серьезнее. Если вы отвлечетесь на попытки решить эти проблемы уровня шума, это может привести к тому, что настоящие проблемы будут полностью проигнорированы – длинные очереди сырья, ожидающего обработки, и, как следствие, истощение буферов. Чем дольше ожидание в рабочих центрах выше по потоку, тем меньше времени на устранение естественных неопределенностей в рабочих центрах ниже по потоку. Менеджеры знают о проблемах, связанных со временем ожидания, но при принятии решений реальная проблема часто заглушается усиленным шумом второстепенных.

3. Опровержение – истинная проверка гипотезы

Системный взгляд на вещи позволяет разрабатывать гипотезы, охватывающие пространство и время. Опасение «шума» может помочь отсортировать релевантную и нерелевантную информацию, которая может быть использована в этих гипотезах. Однако также важно остерегаться предвзятости подтверждения при проверке этих гипотез. Лучший способ избежать этого – воспользоваться методом опровержения.

Метод опровержения заключается в опровержении фактом – найти любое противоположное наблюдение, доказывающее ошибочность гипотезы. Ведь даже если есть много наблюдений, подтверждающих гипотезу, это еще не служит доказательством ее правильности. Таким образом, лучший способ проверить гипотезу – это попытаться опровергнуть ее. Если гипотеза выдержала множество проверок на провал, на текущий момент можно считать ее верной.

Как менеджеры, мы должны развивать способность пытаться опровергнуть нашу гипотезу, а не пытаться ее подтвердить.

Если менеджеры будут помнить об этих трех аксиомах, когда дело доходит до системного принятия решений, они могут предвидеть и избегать ловушек неверной причинно-следственной логики, усиленного шума и предвзятости подтверждения. Без понимания и применения этих принципов одни только данные могут быть в лучшем случае костылем, а в худшем – помехой при попытке расшифровать реальность и восприятие. Обеспечивая правильное обучение системному мышлению, организации могут использовать богатую интуицию своих менеджеров и использовать имеющиеся данные для принятия правильных решений.

Понятие и суть системного подхода

Системный подход – это современный инструмент для повышения эффективности управления. Он позволяет оперативно находить новые, нестандартные варианты решения проблем, быстро и четко достигать поставленных целей, поднимать командный дух в коллективе, что особенно актуально для бизнеса. Именно поэтому в менеджменте все чаще речь заходит о системном подходе к управлению организацией.

Данный инструмент определяется как метод организации процессов, где каждый элемент рассматривается не в качестве отдельного субъекта, а как участник совокупных и взаимосвязанных между собой компонентов.

Согласно определению системного подхода, достижение целей для предприятия обусловлено совокупностью многих факторов, которые влияют на его работу. При этом решения не могут основываться на результатах деятельности отдельных элементов, а принимаются с учетом комплексного анализа всех составляющих компонентов.

Теория системности в управлении появилась в прошлом веке, ее разработчиком стал американец Людвиг фон Берталанфи. Ученый сформулировал основные идеи и принципы, а затем предложил использовать их на практике.

В менеджменте этот подход нашел применение в разработке стратегии развития компаний, планирования бизнес-процессов, принятия управленческих решений и контроля выполнения задач, поставленных сотрудникам.

Принципы системного менеджмента

В числе основополагающих принципов системного подхода в управлении можно назвать:

• Целостность. Для системности важны общность и неразрывность всех составляющих частей, которые взаимосвязаны между собой и взаимозависимы друг от друга. Такое единство означает, что изменения в одном элементе обязательно повлекут за собой перемены, которые окажут влияние на остальные звенья организованной системы.
• Иерархия. Для системного подхода важно соблюдение подчиненности элементов низшего уровня высшему. Именно этот принцип является основополагающим в компаниях с централизованной структурой. Такая организация разделения системы на подсистемы не только повышает эффективность управления коллективом, но и повышает качество работы команды.
• Взаимодействие. Этот принцип вытекает из понятия целостности (неделимости) системы, а значит, подразумевает, что все ее звенья коммуницируют друг с другом, а результат их работы влияет на показатели эффективности всей компании. Понимание правила совокупности, взаимодействия и взаимозависимости всех элементов в одной цепи важно для эффективного функционирования компании.
• Самоорганизация. Здесь важно понимать, что система имеет способность самостоятельно организоваться и перестроиться. Для этого ей не нужно внешнее вмешательство. Достаточно быть гибкой и адаптивной в условиях меняющейся среды.
• Обратная связь. Ключевое правило эффективного функционирования системы. По сути это информация, которая позволяет оперативно адаптироваться и своевременно вносить корректировки, как во внутреннюю, так и внешнюю политику компании.

Перечисленные принципы позволяют не только глубже понять суть системного подхода в менеджменте, но и проводить их качественный анализ. Кроме того, они помогают видеть систему с точки зрения целостной структуры, а значит эффективно управлять ею и получать реальный результат.

Преимущества системного подхода

В числе преимущественных характеристик этого управленческого инструмента можно назвать:

• Целостное восприятие, без которого невозможно глубокое понимание структуры и всех ее компонентов в совокупности, взаимодействии и взаимозависимости. Для руководителя такое видение – это возможность принимать более эффективные и обоснованные решения.
• Учет взаимодействия. Ключевое преимущество, без которого невозможен четкий и качественный анализ деятельности системы. Понимание принципа совокупности и взаимообусловленности всех компонентов позволяет менеджеру не только проявлять гибкость в принятии управленческих решений, но также учитывать этот фактор при построении стратегии компании. Кроме того, подход к управлению с точки зрения взаимодействия и взаимозависимости элементов системы позволяет эффективно оптимизировать деятельность, а также оперативно выявлять и предотвращать возможные негативные последствия, вызванные изменениями в компании.
• Эффективность анализа. Системный подход позволяет разбить сложную структуру на простые компоненты, что дает возможность быстрее и глубже изучить всю систему целиком, понять каждый ее элемент, проанализировать и найти оптимальные способы и методы для повышения продуктивности компании.
• Возможность управлять изменениями. Системность в управлении – это прежде всего, способность предвидеть возможные последствия проводимых изменений и адаптироваться к условиям меняющейся среды.
• Саморегуляция. Учитывая, что любая система подчиняется принципу самоорганизации, она способна самостоятельно адаптироваться к любым изменениям и, как следствие, находить оптимальные и обоснованные варианты решений без внешнего вмешательства в свою деятельность. Способность к саморегуляции повышает адаптивность, устойчивость и эффективность компании в меняющихся условиях.

Ключевое преимущество системности в управлении заключается в том, что этот инструмент позволяет руководителю глубоко понимать и эффективно управлять системой, вне зависимости от того, насколько сложна ее структура.

Как применяется системный подход в менеджменте

В бизнесе системность рассматривается, как возможность управления совокупными компонентами одной структуры, соответственно, для ее полного и глубокого анализа необходим комплексный, системный подход.

В организациях и на предприятиях данный инструмент помогает:

Анализировать

Прежде всего, это возможность анализировать не только систему в целом, но и ее отдельные компоненты. Получение полноценной и глубокой аналитической информации позволяет увидеть точки взаимодействия подразделений внутри компании, выявить взаимосвязи между производственными и бизнес-процессами.

Подобная аналитика помогает изучить деятельность компании с позиции целостности системы и предложить оптимальные варианты для повышения ее эффективности.

Управлять изменениями

Если применять на практике системный метод с точки зрения принципа взаимодействия и взаимозависимости всех звеньев одной структуры, то менеджеру становится гораздо легче управлять компанией.

Во-первых, этот подход позволяет максимально оценить степень влияния изменений одного компонента системы на остальные элементы. Во-вторых, благодаря пониманию сущности системы, руководитель получает возможность предвидеть и своевременно предотвращать возможные проблемы в компании или в коллективе. Такие проблемные ситуации или конфликты зачастую возникают, как реакция на изменения, происходящие в организации. Здесь важно понимание принципа целостности и взаимозависимости системы, оно помогает минимизировать возникновение конфликтных ситуаций.

Управлять рисками

Без системного метода полноценное управление рисками в компании невозможно. Именно понимание системности в менеджменте помогает идентифицировать возможные угрозы для бизнеса, проанализировать причины и понять степень влияния на все структурные элементы организации.

Системный подход к управлению проектами просто незаменим для руководителя, так как позволяет не только стратегически предвидеть риски в реализации поставленных задач, но и принимать эффективные меры по их снижению или устранению.

Принимать решения

От того, насколько обоснованы управленческие решения, во многом зависит эффективность развития бизнеса. И здесь системный метод незаменим для менеджера, как инструмент, который помогает учитывать все факторы деятельности и функционирования компании с позиции целостности. Это значит, что грамотный руководитель станет рассматривать организацию с точки зрения совокупных элементов, учитывать их взаимосвязь и взаимозависимость.

Такой подход позволяет мыслить стратегически, а значит прогнозировать все возможные последствия собственных решений, предвидеть риски и, соответственно, выбирать оптимальные, наиболее оправданные варианты решений.

Управлять проектами

Проектное управление также сложно представить без системного подхода. Здесь данный метод позволяет рассматривать любой проект, как полноценную систему, соответственно, применять к нему те же принципы целостности, неразрывности, взаимодействия и взаимозависимости.

Целостное восприятие позволяет более эффективно осуществлять планирование, контроль и управление проектом, как единой системой.

Элементы системного подхода

Это объекты, из которых создается система, то есть ее структурообразующие компоненты. Несмотря на то, что каждая такая часть относительно автономна и выполняет строго определенные функции, не стоит забывать о принципе целостности и неразрывности системного подхода.

А это значит, что особенности, место и предназначение каждого элемента диктуется именно целью и задачами общей структуры. При этом важно понимать, что масштаб системы определяется не только количеством, но и разнообразием ее подсистем, вплоть до самых минимальных элементов.

Применимо к управлению, в числе основных компонентов данного метода в менеджменте можно назвать:

• Части системной структуры. Любая система состоит из многочисленных элементов. Это не только физические объекты, но также люди, производственные или технологические процессы, информация и т.д. Для эффективного управления этими составляющими единой целостной структуры необходимо понимать характеристики каждого элемента, уровень взаимодействия и степень влияния на общий результат.
• Взаимосвязи и взаимозависимости. Учитывая, что все системные компоненты – это не отдельные субъекты, а звенья одной цепи, то здесь необходимо помнить о принципе взаимодействия каждого элемента. Менеджеру такое понимание позволяет прогнозировать, планировать, адаптироваться, проявлять гибкость и эффективно управлять возможными изменениями системы в комплексе.
• Внутренняя структура и границы. Рассматривая систему, как целостный объект, необходимо понимать, что она ограничена, то есть находится в определенных пределах. В этих же пределах она выстроена в соответствии с установленной иерархией, согласно внутренней структуре.
• Входы и выходы. Деятельность ни одной системы невозможна без получения входных данных (ресурсов) и момента их выхода. Промежуточным звеном между входной и выходной точками является обработка и получение окончательного результата. Для эффективного управления бизнес-процессами с точки зрения комплексного, системного подхода важно определить все точки входа/выхода. Это поможет правильно выстраивать взаимодействие всех компонентов системы и достигать поставленных задач и целей.
• Обратная связь. Важный элемент любого эффективного менеджмента, так как позволяет получать отклик из внешних источников или от внутренних компонентов собственной системы. Без грамотно налаженной обратной связи у руководителя отсутствует возможность своевременно реагировать на происходящие изменения, а значит, он не сможет скорректировать работу так, чтобы скорректировать работу, адаптироваться к переменам и минимизировать возможные риски для своей компании. Именно обратная связь помогает менеджеру в принятии обоснованных управленческих решений, соответственно способствует более эффективному, комплексному управлению бизнесом.

Все перечисленные элементы системного подхода совокупны, а значит, взаимосвязаны друг с другом. Именно поэтому они образуют сложную организационную структуру. Восприятие структурообразующих компонентов с точки зрения неразрывности и целостности системы позволяет руководителю не только выстроить эффективное управление, но также успешно достичь поставленных целей и задач.

Системный подход: как внедрить его в организации

Данный процесс происходит поэтапно. Чтобы внедрение прошло быстро и успешно, необходимо:

1. Поставить цели, задачи для команды, определить приоритеты, разработать критерии оценки и показатели эффективности (KPI).
2. Выявить и проанализировать имеющиеся системные элементы в конкретной организации, определить все ключевые процессы, выписать ресурсы, точки входа и выхода данных.
3. Наладить коммуникацию (обратную связь) с внешними и внутренними источниками.
4. Разработать модуль для системы управления, начать его применять и контролировать результат.
5. Быть готовым оперативно вносить коррективы с учетом информации от обратной связи.

Важно, чтобы сотрудники также были готовы к работе с использованием системного подхода, поэтому необходимо провести обучение, а также проработать вопрос мотивации команды к работе в новых условиях.

Применение системного метода позволяет минимизировать риск ошибок в управлении бизнесом, повысить эффективность менеджмента, а значит, положительно повлиять на результат деятельности компании в целом. Вместе с тем, для успешного внедрения этого управленческого инструмента в компании потребуется приложить определенные усилия, провести глубокий анализ, обучить и мотивировать команду.

Примеры применения системного метода

Производственная компания

Внедрение системного метода на промышленном производстве позволяет оптимизировать все процессы, соответственно повысить производительность компании. В качестве элементов и структурообразующих частей здесь можно рассматривать такие подсистемы, как: технологические линии, складские помещения, логистику и т.д. Здесь от руководителя зависит, насколько глубоко он сможет проанализировать и понять совокупную взаимосвязь и взаимозависимость основных компонентов этой системы, чтобы оптимизировать бизнес-процессы на своем предприятии. Как результат системного подхода управления предприятием – рост производственных мощностей, повышение качества продукции, снижение финансовых издержек, увеличение прибыли.

Здравоохранение

В этой сфере системный метод можно использовать как эффективный инструмент для повышения качества медицинского обслуживания населения и оказания им лечебно-профилактических услуг. Если рассматривать отрасль, как единую целостную систему, то здесь можно выделить достаточно большое количество структурообразующих звеньев.

Это лечебные учреждения: государственные больницы, поликлиники, диспансеры, родильные дома, частные лечебно-диагностические центры, станции скорой помощи, лаборатории, аптеки и др. Не стоит забывать, что система здравоохранения делится на две большие подсистемы – это взрослая медицина и педиатрия, поэтому стоит учитывать и детские медицинские организации. Не менее важен кадровый вопрос, так как эффективность диагностики и лечения невозможна без квалифицированных специалистов высшего и среднего звена. Соответственно, в число системных элементов это отрасли входят также учреждения профессионального образования – медицинские колледжи и университеты.

Внедрение системного подхода в этой сфере позволяет решить целый комплекс задач:

• повышение эффективности функционирования учреждений;
• доступность услуг для населения;
• обеспечение лекарственными препаратами;
•  своевременная и качественная диагностика;
• профилактика.

Все это позволяет в целом влиять на качество жизни населения, а значит, повышать продолжительность жизни и стимулировать рождаемость.

Транспорт

В этой сфере для эффективности управления транспортными потоками важно выявить все элементы системы. Это не только автомобильный транспорт, но также железнодорожный, воздушный, морской, речной. Сюда также относится транспортная инфраструктура, в том числе железные и автодороги.

Эффективный менеджмент с применением системного подхода позволяет повысить решить такие задачи, как оптимизация потоков, безопасность участников движения, эффективность грузоперевозок, снижение пробок на дорогах, минимизация аварийности и др.

Если говорить в целом о системном подходе в менеджменте, то необходимо отметить, что данный метод является незаменимым инструментом для руководителя, который стремится разбираться, понимать и эффективно управлять любой организационной системой вне зависимости от сложности ее структуры. Внедрение и применение комплексного, системного подхода существенно помогает в принятии обоснованных управленческих решений, что в значительной мере влияет на продуктивность и производительность компании в целом.