Многие компании часто задаются вопросом, в чем разница между предложением Кайдзен и предложением по улучшению. Может быть, разница только в названии, а все “методисты” объясняют разницу только наличием тренда и модного слова? Однако, основное отличие здесь заключается прежде всего в организации и ходе “мероприятия”. Подача и внедрение рационализаторского предложения просты и понятны для всех, особенности лежат только в форме организации на предприятии и уровнях вознаграждения за результат. При этом проведение Кайдзен-мероприятия является более сложным по подготовке и проведению, особенно при необходимости поставить Кайдзен на поток. К сожалению, двух- или трехдневного семинара по Кайдзен, на котором большая часть времени посвящается рассказам о том, как уникальна и успешна эта методика, не хватает, и слушатели таких семинаров часто приезжают на предприятие

с внутренним духовным подъемом, но отсутствием понимания, что и как делать для успешного проведения Кайдзен-мероприятия, и инструментов, которые могли бы им в этом помочь.

Для успешной подготовки, проведения и оценки Кайдзен-мероприятия мы подготовили для Вас формуляры и алгоритмы, которые помогут лучше наладить и формализовать этот процесс.  В этой статье поговорим о четырех возможных алгоритмах.

С помощью алгоритмов, описывающих подготовку и ход мероприятия, Вы сможете правильно организовать сам процесс проведения Кайдзен на предприятии или скорректировать ту последовательность, которая реализуется на Вашем предприятии в настоящий момент. А формуляры позволят Вам эффективно проводить, регистрировать, учитывать и оценивать Кайдзен-мероприятия. Они помогут Вам систематизировать Кайдзен-мероприятие и придать ему необходимый уровень порядка за счет стандартизации.

Алгоритмы проведения Кайдзен-мероприятия

Ниже представлены четыре базовых алгоритма, которые описывают этапность подготовки и проведения Кайдзен-мероприятия с учетом различных уровней принятия решений, последовательных шагов Кайдзен-мероприятия и решениями, которые необходимо принимать по ходу его проведения.

Прим.:

• Процесс 1 – исходный процесс, нуждающийся в улучшении;
• Процесс 2 – желаемое состояние процесса.

Ход Кайдзен-мероприятия. Алгоритм №1

Ход Кайдзен-мероприятия. Алгоритм №2

Ход Кайдзен-мероприятия. Алгоритм №3

Ход Кайдзен-мероприятия. Алгоритм №4

Данные алгоритмы представляют собой замкнутый цикл организации, проведения и оценки Кайдзен-мероприятия, основанный на непрерывном процессе улучшений. Ни один процесс на производстве и предприятии не может считаться идеальным и совершенным, так как, с одной стороны, всегда есть что улучшить, а с другой стороны, условия функционирования процесса – внутренние (требования входа и выхода) и внешние (требования клиента) – постоянно меняются в зависимости от рыночной ситуации и различных форм организации производства.

Инструкция-памятка по организации Кайдзен-мероприятия

Что нужно запланировать для проведения Кайдзен-мероприятия:

1. Определить масштаб мероприятия (какие подразделения, процессы будут затронуты).
2. Определить задачи, возлагаемые на высшее руководство.
3. Определить порядок проведения мероприятия (время, количество, частота проведения).
4. Сформировать бюджет мероприятия.
5. Определить потенциальных участников команд.
6. Организовать вспомогательный персонал (обосновать его необходимость, описать задачи и требуемую квалификацию).
7. Выделить специалистов для организации коммуникации.
8. Предоставить участникам команды программное обеспечение Microsoft Visio (установить на ноутбуке).
9. Забронировать помещение для подготовки и проведения мероприятия.
10. Зарезервировать необходимую аппаратуру: ноутбук, проектор, колонки пр. при необходимости.
11. Направить приглашения/электронные сообщения членам команды, уведомляющие их о дате, времени и месте проведения мероприятия и распределяющие задания.

Какую предварительную подготовку необходимо провести за 2-4 недели до начала мероприятия:

• оборудовать помещение;
• настроить оборудование для Кайдзен-обзора (проектор и ноутбук);
• определить и визуально отобразить рамки, цели и задачи мероприятия;
• определить объем подготовительных работ;
• составить окончательный список группы (команды).

Что необходимо сделать перед мероприятием:

• организовать поставку вспомогательных материалов (канцтоваров и пр.);
• распечатать/заказать учебные пособия;
• пригласить руководство на дневной брифинг (не больше 30 минут);
• пригласить заинтересованные стороны и сотрудников на презентацию отчета о готовящемся мероприятии (предварительное собрание, не больше 1 часа).

Что необходимо делать во время мероприятия:

• проверить готовность помещения и наличие всех необходимых материалов;
• настроить аппаратуру (проектор, ноутбук, колонки);
• обеспечить доступность вспомогательных материалов;
• сфотографировать помещение перед мероприятием и проводить фотофиксацию ключевых моментов по ходу мероприятия;
• подготовить компьютерные рабочие места.

Что необходимо сделать после мероприятия:

• отправить членам команды отчет по итогам мероприятия;
• отправить членам команды благодарность за активность и участие;
• назначить дату, время и место проведения встречи по подведению итогов;
• разработать план дальнейшей работы между членами группы.

Руководство по сбору данных перед началом Кайдзен-мероприятия

Этапы сбора данных:

1. Оценка текущего состояния процесса.
2. Определение операций, поддающихся и не поддающихся изменению.
3. Определение операций, требующих хронометража.
4. Выделение среди хронометрируемых процессов самого короткого и самого длинного, а также среднего показателя по процессам. На этом этапе мы работаем исключительно с уже известными данными; задача поиска дополнительных данных не стоит.
5. Фиксирование сотрудниками всех своих действий в течение рабочей недели (включая проекты, встречи, посещение рабочих объектов, телефонные переговоры, регулярные собрания и т.д.)

Сбор данных по проекту «Голос клиента»

Среди вопросов, которые необходимо задать в рамках проекта «Голос клиента», необходимо отметить следующие:

1. Чего хочет клиент?
2. Когда он хочет это получить?
3. Почему ему это необходимо?
4. Как клиент использует продукт и в каком свойстве?

Эти вопросы позволяют выявить операции, создающие ценность для клиента, а значит – определить критерии, по которым будет формироваться обновленный процесс. Задавать эти вопросы следует владельцу процесса или, по крайней мере, рассматривать процесс с его точки зрения. Если же в процесс вовлечены разные сегменты клиентской аудитории, задавать вопросы необходимо каждому из них. Впоследствии полученные данные будут использованы для формулировки целей. При определении целей мероприятия полезен и бенчмаркинг. В дополнение к собственному опыту он обеспечивает рабочую команду примерами стратегий по достижению целей мероприятия.

Ключевые поля исследования при сборе данных:

• количество этапов процесса;
• общее время на выполнение нового заказа;
• данные о потребностях в персонале;
• данные о структуре рабочего времени сотрудников;
• время производственного цикла;
• данные о количестве и частоте операций;
• количество переходов работы от одного исполнителя к другому;
• количество отставаний во времени;
• процент переделывания и доработок.

Естественно, собираться может различная информация, причем различными путями, но к основным методам относятся:

• хронометраж и определение структуры времени;
• фото- и видеонаблюдение и фиксация процесса;
• интервью с участниками и потребителями результатов процесса;
• анкетирование работников и участников процесса;
• экспертная оценка и бенчмаркинг.

Команда будет формироваться быстрее и результаты, необходимые Вам и предприятию, будут достигнуты. Заложив на самом старте процесса систему стандартов, формуляров, алгоритмов, отчетов и эффективно отладив коммуникации, Вы решаете большинство потенциальных проблем и гарантируете бесперебойность проведения эффективных Кайдзен-мероприятий.

Рабочий лист Кайдзен

Приоритетная область________________

№ проекта_____________

Время такта___________                                                Даты мероприятия___________

Члены рабочей группы:

Внедренные улучшения:

Журнал Кайдзен

Форма оценки кайдзен-мероприятия

Мероприятие__________                                                                       Дата_________

Посредник_______________________

Руководитель рабочей группы______________________

Вы только что завершили мероприятие, призванное усовершенствовать один из ваших производственных процессов. Нас интересует Ваше мнение о том, как протекало мероприятие. Мы стремимся к постоянному росту эффективности. Ниже указан перечень вопросов, которые помогут нам улучшить последующие мероприятия. Пожалуйста, будьте максимально честны и открыты при выставлении оценок и комментировании. Спасибо.

По шкале от 1 до 5, поставьте оценку вопросов, указанных ниже.

1. Абсолютно не согласен
2. Не согласен
3. Нейтральная позиция
4. Согласен
5. Полностью согласен

Источник: http://www.up-pro.ru/