64 тысячи часов уже составила экономия времени в Общем центре обслуживания управления персоналом в основном благодаря программным роботам. Цифровые решения уже давно стали неотъемлемой частью производственных и особенно технологических процессов в РУСАЛе. Они сильно помогают оптимизировать самые различные операции, экономить ресурсы и время, исключить человеческий фактор, свести к минимуму ручной труд и решать множество других задач. Одним из подразделений, где активно внедряются цифровые технологии, стал Общий центр обслуживания управления персоналом (ОЦО УП) РУСАЛа. За последние два года здесь роботизированы многие процессы. В обывательском представлении прошлого века робот – это механическое устройство, похожее на человека: с ручками-ножками или на колесиках, с лампочками вместо глаз и говорящее металлическим голосом.

В реальности современные роботы могут быть представлены в самых разных форматах, включая виртуальные. Именно такие технологии – программные роботы – широко применяются в ОЦО УП РУСАЛа.

Их первоочередное предназначение состоит в выполнении рутинных операций. Этот цифровой помощник отлично справляется с работой, которую можно делать по инструкции. Он умеет кликать на кнопки, копировать и распознавать текст, вставлять скопированный текст в другие системы и формы, строить отчеты, выполнять действия в приложениях, работать со сканами документов и с базами данных и госсистемами, отправлять сообщения в мессенджерах, выполнять другие простые операции. Кроме того, такие роботы также дают возможность автоматизировать длинные сквозные процессы, в которых задействовано множество систем (почта, файлы Word, Excel и т. п.).

Задача программных роботов – последовательно повторить набор определенных действий сотрудника в системах, не принимая никаких решений. Кстати, именно этим они отличаются от искусственного интеллекта. В случае если робот при выполнении той или иной задачи сталкивается с ситуацией, которая не описана в его алгоритме, он просто остановится, поскольку не умеет принимать решения за человека.

Все просто

Автоматизация базируется не на классическом подходе с использованием программирования, а на применении программных роботов, работающих с пользовательским интерфейсом систем и имитирующих действия человека за компьютером. Этот процесс обозначается термином Robotic Process Automation (RPA, роботизированная автоматизация бизнес-процессов). Его внедрение и использование программных роботов в Общем центре обслуживания УП РУСАЛа начались осенью 2021 года.

Технологии, применяемые в ОЦО, специализируются на переносе данных из системы электронного документооборота и управления бизнес-процессами PayDox в систему электронных заявок (СЭЗ). Инициатором внедрения роботов стал проектный отдел дирекции по персоналу, координатором внедрения роботов выступил отдел методологи ОЦО УП. Примечательно, что внедрение цифровых помощников оказалось наиболее оптимальным решением, более простым в реализации и менее затратным, чем другие возможные варианты.

– Конечно, можно было поставить цель сделать прямую интеграцию PayDox c СЭЗ. Но это более сложная и долгая в реализации задача, и стоимость такой разработки обошлась бы выше, чем внедрение роботов, – говорит начальник отдела цифровых технологий «РУСАЛ-Центр учета» Анастасия Парамонова. – При классической автоматизации перенос данных из одной системы в другую требует доработки как со стороны системы, отдающей данные, так и со стороны принимающей системы. В данном случае использовать робота как некую прослойку менее трудозатратно. На написание одного робота у нас уходит от одной до трех недель. Технология роботизации легка в освоении, соответственно, ее стоимость ниже классической автоматизации.

Первый робот в ОЦО УП, который переводил «Приказ о сверхурочной работе» из PayDox в СЭЗ, был введен в эксплуатацию в сентябре 2021 года. Его функционал включает в себя считывание данных из определенных полей приказа PayDox и создание заявки в СЭЗ, куда вводились эти данные. Благодаря этому пилотному проекту сотрудники ОЦО УП познакомились с технологией роботизации не только в теории, но и на практике. В первый месяц эксплуатации робот отработал порядка 60 часов, а к декабрю 2021 года его «стаж» составил уже около 200 часов.

В феврале 2022 года были введены в эксплуатацию еще три робота: «Временные переводы», «Изменение графика работы», «Возложение обязанностей», и к марту суммарное чистое время работы роботов в ОЦО достигло уже 350 часов. А к концу 2022 года в Общем центре обслуживания УП было внедрено 12 роботов.

У каждого своя «специализация»

На сегодняшний день в рамках проекта RPA в ОЦО УП используются уже 24 робота. Все работают по одному принципу, но у каждого есть своя «специализация» – отдельный распорядительный документ, который переносится из PayDox в заявки СЭЗ. Среди них – такие востребованные и часто применяемые документы, как приказы и распоряжения о проведении медосмотра, возложении/исполнении обязанностей, об изменении графика/режима работы, по награждению, премированию и мотивационным выплатам и т. д.

Каждый робот действует по следующему принципу. Несколько раз в день он «идет» в PayDox и изучает новые подписанные документы, относящиеся к его зоне ответственности, по всем предприятиям, которые находятся на обслуживании в ОЦО УП. Далее он с этими документами «отправляется» в СЭЗ и создает заявку по определенному шаблону, заполняет необходимые поля, отправляет ее на исполнение.

– Таким образом, робот RPA исключает трудозатраты руководителей и сотрудников предприятий на создание заявок, благодаря ему ОЦО УП получает задачи автоматически в необходимом формате, а в самом Общем центре обслуживания корректно осуществляются учет задач и их распределение в порядке очередности с целью соблюдения SLA, – комментирует Ольга Печура, менеджер отдела методологии ОЦО УП.

Данные показатели впоследствии будут только улучшаться. «РУСАЛ-Центр учета» продолжает работу в рамках проекта роботизации с ОЦО УП. Только в 2023 году планируется ввести в эксплуатацию 14 новых роботов.

СПРАВОЧНО

Действующие роботы для перевода распорядительных документов из PayDox в заявки СЭЗ:

• Приказ/распоряжение о проведении медосмотра
• Приказ/распоряжение о возложении/исполнении обязанностей
• Приказ/распоряжение по обучению
• Приказ/распоряжение по награждению, премированию, мотивационным выплатам
• Приказ/распоряжение о применении взыскания
• Приказ/распоряжение об изменении графика работы / режима работы
• Приказ/распоряжение о работе в выходной день (сверхурочной работе)
• Приказ/распоряжение о временном перемещении
• Приказ/распоряжение об утверждении должностной инструкции
• Приказ/распоряжение о переводе на легкий труд по медицинским показаниям
• Приказ/распоряжение об освобождении от работы
• Приказ/распоряжение о командировании

Роботы, которые будут запущены в 2023 году:

• Приказ/распоряжение о дежурствах
• Приказ/распоряжение о самоизоляции, дистанционной работе
• Приказ/распоряжение об отстранении от работы
• Приказ/распоряжение о снятии дисциплинарного взыскания
• Приказ/распоряжение об утверждении расценок при сдельной оплате труда
• Приказ/распоряжение по оценке деятельности персонала
• Приказ/распоряжение о штатных изменениях

Цифра: Итоги работы роботов RPA в 2022 году:

• 64 тысячи заявок было создано роботами
• 64 тысячи часов составила экономия времени

КОММЕНТАРИИ

Анастасия Парамонова, начальник отдела цифровых технологий «РУСАЛ-Центр учета»:

«Роботизация – это технология, которая имитирует действия человека, взаимодействуя с интерфейсом информационных систем. В программного робота записывается алгоритм в виде последовательных шагов, которые в точности повторяют действия сотрудника при выполнении своих рутинных задач. Например, открытие программ, ввод или извлечение данных из определенных полей, различные расчеты, перенос информации из одной системы в другую. Программные роботы позволяют освободить сотрудников от выполнения повторяющихся задач и перенаправить ресурсы на выполнение более важных вопросов, приносящих большую ценность Компании»

Анна Горбатенко, РУКОВОДИТЕЛЬ ЦЕНТРА «КОМПЕНСАЦИИ И ЛЬГОТЫ» «РУСАЛ-ЦЕНТР УЧЕТА»:

«Роботы RPA позволяют не только минимизировать трудозатраты на создание электронных заявок, но и высвобождают ресурсы на оптимизацию новых бизнес-процессов. Мы исключили ручную обработку реестров входящих документов и ознакомление с приказами в PayDox. Теперь это делает робот. Появилась возможность контролировать срок исполнения, оптимизировать непроизводительные шаги, моментально собирать обратную связь от заказчика по уровню качества работы. Уверена, наши сервисные роботы в скором времени эволюционируют и будут самостоятельно функционировать в учетных системах»

Андрей Назаров, директор по персоналу КрАЗа:

«Цифровизация HR-процессов позволяет не только высвободить время от рутинных операций, но и минимизировать ошибки вследствие исключения человеческого фактора. В частности, благодаря внедрению программных роботов, осуществляющих перевод документов из PayDox в заявки системы электронных заявок, случаи утери и несвоевременного внесения документов по оплате труда и кадровому администрированию в систему 1С ЗУП сошли на нет. Теперь руководитель понимает, что после подписания распорядительного документа в СЭД PayDox документ попадет ответственным сотрудникам ОЦО. Сегодня совместно с проектным офисом дирекции по персоналу мы пилотно тестируем систему кадрового электронного документооборота (КЭДО), которая позволит существенно сократить временные затраты по документационным процессам, отказаться от бумажных носителей и повысить оперативность подписания документов и ознакомления с ними сотрудников»

Светлана Фролова, директор по персоналу АГК:

«Роботизация процессов – направление, отвечающее духу времени и тем вызовам, которые стоят перед бизнесом в цифровую эпоху. Передать роботам часть рутинного функционала сотрудников – решение правильное. Но, как все новое, это требует адаптации и усовершенствования – как машин, так и навыков сотрудников. В работе новых процессов пока еще случаются технические накладки: например, могут дублироваться документы. Но я уверена, что все будет отлажено в кратчайшие сроки и мы получим впечатляющий результат сотрудничества с роботами. Новая эпоха наступила»

Анна Соломеина, директор по персоналу УАЗа:

«После перехода в Общий центр обслуживания мы сомневались, возможно ли реализовать проект по роботизации части рутинных процессов, чтобы их качество не ухудшилось, а сроки выполнения не увеличились. Но руководители центра сделали все возможное, чтобы организовать столь объемный и разнонаправленный процесс. Роботизация – это не точечная замена людей роботами, а перестройка отдельных процессов и их групп. Здорово, что уже созданные автоматизированные процессы доводятся до совершенства для получения еще более эффективного результата. Уверена, что в скором времени внедрят и проекты, которые сегодня только разрабатываются».

Источник: https://up-pro.ru/