СЭД ТЕЗИС – это современная и удобная система электронного документооборота. Система представляет собой комплексное программное решение, которое подходит для автоматизации любого документооборота, делопроизводства и управления рабочими процессами в средних и крупных коммерческих компаниях, на промышленных предприятиях, в государственных и научно-образовательных учреждениях. Система электронного документооборота ТЕЗИС позволяет решать различные задачи по автоматизации управления бизнесом, включая работу с документами и договорами, автоматизацию канцелярии и контроль исполнительской дисциплины. СЭД ТЕЗИС учитывает классические особенности бумажного документооборота и, в то же время, позволяет реализовывать в электронном виде уникальные бизнес-процессы каждой организации. Сочетание инновационных технологий разработки программного обеспечения, признанных на мировом рынке, и лучшей практики отечественного рынка СЭД, делает решение для управления документами и задачами ТЕЗИС системой электронного документооборота нового поколения. Расширенная функциональность системы предоставляет эффективные инструменты для повышения производительности работы организации, прозрачности операций, сокращения расходов и оптимизации рабочего времени сотрудников.

Широкие возможности типового решения без дополнительных затрат

СЭД ТЕЗИС является готовым решением с простой схемой лицензирования – нет необходимости покупать дополнительные блоки или модули, вся функциональность для автоматизации классического документооборота заложена в типовом решении:

• Контроль исполнительской дисциплины
• Автоматизация документооборота
• Электронная канцелярия
• Дизайнер бизнес-процессов, конструкторы отчетов и нумераторов и другие дополнительные возможности.

В стандартной конфигурации системы предусмотрена возможность гибкой настройки интерфейса и процессов без применения средств программирования.

Полноценная работа в любой точке мира и с любого устройства

В системе реализован полноценный веб-доступ, что позволяет пользоваться всеми функциями СЭД вне зависимости от места расположения пользователя. Для работы в СЭД ТЕЗИС может использоваться любое устройство с выходом в интернет.

• Полнофункциональный веб-клиент
• Работа в любой операционной системе – MacOS, Windows, Linux
• Облегченный интерфейс для планшетов и мобильных устройств – только важная функциональность
• Минимальные сроки внедрения и легкость освоения системы

Минимальные сроки внедрения и легкость освоения системы

Особенностью системы ТЕЗИС является высокая скорость внедрения и настройки, достигаемая благодаря следующим преимуществам:

• Простой и интуитивно понятный интерфейс, способствующий быстрому освоению системы
• Не требуется установка ПО на рабочие места, система устанавливается на сервер заказчика и запускается через браузер
• Кроссплатформенность системы позволяет работать под различными серверными ОС и СУБД, без необходимости приобретения дополнительного ПО и переоборудования рабочего места
• Возможности гибкой настройки системы с помощью конструкторов

Широкие возможности развития системы

Система ТЕЗИС позволяет автоматизировать широкий спектр задач – специфические и уникальные бизнес-процессы, выходящие за рамки документооборота, в том числе в распределенных компаниях с большим числом пользователей.

• Легкое масштабирование, за счет архитектуры системы (кластеризация, трехзвенная архитектура)
• Высокий уровень отказоустойчивости, даже при работе на распределенных серверах и при большом количестве пользователей,
• Интеграция с любыми внешними приложениями (веб-сервисы, REST API, обмен XML файлами и др.).

Платформа уровня предприятия

В основе СЭД ТЕЗИС лежит универсальная платформа уровня предприятия CUBA, позволяющая автоматизировать индивидуальные бизнес-процессы в различных отраслях.

• Уникальная технология создания проектов расширения, заложенная в архитектуре системы, дает возможность легко перейти на новую версию системы без отказа от модифицированных функций и модулей
• Открытый исходный код гарантирует независимость от вендора и даёт возможность самостоятельно развивать решение. Системы с открытым кодом являются более прозрачными, что позволяет предотвратить или вовремя распознать наличие в коде вредоносных компонентов
• Актуальный язык программирования Java является одним из наиболее популярных в мире, его используют крупнейшие ИТ-компании, поэтому заказчику будет легко найти специалиста или компании, способные оказать услуги по модификации системы
• Кроссплатформенность системы позволяет работать под различными серверными ОС и СУБД без необходимости приобретения дополнительного ПО и переоборудования рабочего места
• Мультиязычный интерфейс

Архитектура и функциональность системы

Готовая функциональность системы включает в себя три блока – это управление задачами, управление документами, договорами и совещаниями, электронная канцелярия. Существует также возможность подключения дополнительных опций.

Контроль исполнительской дисциплины

• быстрая постановка задач одному или нескольким исполнителям;
• удобный календарь текущих задач и документов со сроками их исполнения;
• постановка автоматически генерируемых периодических и зависимых задач;
• автоматический контроль сроков выполнения задач, оперативность корректировки задач;
• объективность отчетов по различным аспектам исполнительской дисциплины;
• прозрачность рабочих процессов;
• исполнение протоколов совещаний;
• контроль различных аспектов работы персонала с помощью диаграмм;
• мониторинг рабочих процессов из любой точки мира;
• возможность прикрепления файлов при постановке задач;
• возможность постановки и обсуждения задач в электронной почте;
• организация служб технической поддержки (HelpDesk, ServiceDesk).

Автоматизация документооборота

• быстрая постановка задач, связанных с исполнением документа;
• автоматизация работы с документами;
• ускорение процесса согласования;
• контроль всех этапов работы с документами;
• быстрый поиск информации (в том числе полнотекстовый);
• контроль версий документов;
• визуализация иерархии связанных документов;
• визуальное динамическое отображение схемы текущего бизнес-процесса;
• возможность применения ЭЦП;
• автоматизированное сканирование документов;
• возможность предпросмотра документов с помощью Microsoft Office Web Apps;
• возможность постановки и обсуждения задач по исполнению документов в электронной почте;
• мониторинг рабочих процессов и движения документов из любой точки мира;
• создание произвольных и нестандартных процессов обработки документов с использованием визуального конструктора бизнес-процессов;
• импорт модели бизнес-процесса в формате XPDL из Business Studio.

Автоматизация канцелярии

• учет всех видов документов (входящей и исходящей корреспонденции, а также внутренних документов);
• ведение нумерации документов согласно политике, принятой в Вашей организации;
• регистрацию местонахождения бумажного документа на любом этапе его жизненного цикла;
• наличие формы быстрой регистрации, ускоряющей работу делопроизводителя;
• механизм предотвращения повторной регистрации документа;
• быстрый поиск необходимой информации по состоянию, наличию, движению бумажных документов;
• списание документов в дело в соответствии с принятой в Вашей организации номенклатурой дел;
• автоматизацию обработки резолюции руководителя;
• контроль над своевременным исполнением поручений, резолюций и указаний руководства;
• контроль выдачи документов на руки;
• формирование отчетности;
• интеграцию с MS Outlook;
• потоковое сканирование и распознавание документов;
• организацию электронного архива документов.

Дополнительные функции

• уведомления по электронной почте с возможностью перехода к карточке задачи (документа) из письма;
• автономная система оповещений о новых назначениях, возможность настройки персональных оповещений, sms-оповещения;
• делегирование полномочий одного пользователя другому постоянно или на временной основе;
• переназначение исполнения документов и задач с одного пользователя на другого или на нескольких пользователей;
• полнотекстовый поиск;
• конструктор карточки задачи (документа);
• конструктор нумераторов задач (документов);
• персональные настройки представлений списков задач (документов) и отчетов;
• применение шаблонов задач (документов), возможность настройки персональных шаблонов;
• поддержка версий карточек и вложений;
• возможность создания карточки задачи (документа) на основании электронного письма из Outlook;
• отображение в MS Outlook задач, отмеченных как «важные»;
• поиск карточки задачи (документа) по QR-коду и штрих-коду;
• интеграция со сканером;
• возможность комментирования и обсуждения задач и документов без изменения их состояния;
• импорт моделей бизнес-процессов в формате XPDL из Business Studio;
• гибкий конструктор отчетов по любым показателям;
• возможность модификации программного кода;
• поддержка многосерверной архитектуры;
• организация совещаний (составление и согласование повестки, рассылка приглашений, ведение протокола);
• возможность отображения диаграмм по разным аспектам деятельности организации.

Дополнительные опции

• ТЕЗИС: сравнение и распознавание;
• мобильная версия;
• VIP-лицензии;
• шлюз с корпоративным порталом;
• шлюз с учетной системой;
• модуль «Учет обращений граждан»;
• модуль «Единый холдинг»;
• ТЕЗИС:Портал.

Редакции системы (политика лицензирования)

Система ТЕЗИС поставляется в трех редакциях – Базовая, Стандартная и Расширенная, что обеспечивает заказчику возможность подбора оптимального варианта решения бизнес-задач. При этом во всех редакциях возможна работа с задачами (контроль исполнительской дисциплины), документами (оптимизация работы с документами) и канцелярией (автоматизация канцелярии), а также интеграция с офисными программами и установка приложения «ТЕЗИС: Помощник».

Отличия этих редакций видны в таблице.

Мобильная версия

Мобильная версия предоставляет возможность работать в системе ТЕЗИС с мобильных устройств таким образом, чтобы максимально эффективно использовать ограниченные возможности экранов мобильных устройств и сенсорное управление.

С системой ТЕЗИС можно работать на любых устройствах – планшетах, ноутбуках с любой операционной системой. Для небольших устройств в системе настроена видимость только важных процессов, требующих непосредственного участия пользователя.

Внедрение

Существует два варианта внедрения системы ТЕЗИС: типовое и проектное.

Внедрение типового решения состоит из трех этапов:

• Установка системы на серверное оборудование заказчика;
• Обучение администратора и пользователей системы;
• Консультации администраторов в период опытной эксплуатации.

Проектное внедрение системы электронного документооборота СЭД ТЕЗИС предназначено для автоматизации бизнес-процессов предприятия заказчика с доработкой и расширением типовой функциональности программного продукта.

Проектное внедрение происходит по следующему плану:

• Предпроектное обследование бизнес-процессов предприятия заказчика;
• Разработка и согласование функциональной спецификации;
• Доработка и расширение типовой функциональности системы ТЕЗИС согласно функциональной спецификации;
• Передача настроек, демонстрация системы;
• Опытная эксплуатация системы;
• Подготовка к промышленной эксплуатации;
• Обучение пользователей системы, перевод системы в промышленную эксплуатацию.

Продажи СЭД ТЕЗИС

• В 2019 году выручка от продажи лицензий и проектов внедрения СЭД ТЕЗИС выросла на 35%. У системы появилось около 100 новых заказчиков.
• В 2017 году выручка от продажи и внедрения системы увеличилась на 80% и составила около 160 млн рублей.
• В 2016 году на 28,4% увеличился оборот от продажи и внедрения системы ТЕЗИС и составил 86 млн рублей.
• В 2015 году компании удалось увеличить оборот от продажи и внедрения системы ТЕЗИС на 17,5% до 67 млн рублей.
• В 2014 году компании удалось увеличить оборот от продажи и внедрения системы ТЕЗИС на 30%.

Версии СЭД ТЕЗИС и лицензии

2020

*Как СЭД ТЕЗИС помогает эффективно управлять документами и задачами при удаленной работе

Пандемия коронавируса COVID-19 и массовый переход на дистанционную работу продемонстрировали важность автоматизации рабочего процесса. Неотъемлемые его составляющие в любой организации — это канцелярия, документооборот и управление поручениями. СЭД ТЕЗИС автоматизирует эти направления и позволяет максимально безболезненно перейти на работу из дома. Кроме того, система помогает решить неизбежно возникающие при этом вопросы: обеспечение защиты информации, организация коммуникаций между сотрудниками, сохранение продуктивности, поддержание контроля.

СЭД ТЕЗИС предназначена для автоматизации бизнес-процессов в компаниях любых отраслей, а также госструктурах, в том числе, масштаба субъекта федерации. Также она позволит организовать удаленную работу холдинговой структуры. С одной стороны, в системе можно обеспечить автономность отдельных юрлиц, а с другой стороны, реализовать сквозные бизнес-процессы. Гибкость СЭД ТЕЗИС позволяет реализовать уникальные бизнес-процессы любой компании. К примеру, сертификацию поставщиков, планирование отпусков сотрудников, управление технологическим присоединением к энергетическим сетям и так далее. Также доступна интеграция СЭД ТЕЗИС со сторонними решениями, например, учетными системами, CRM, ERP. При удаленной работе это обеспечивает организации возможность функционировать без прерывания ключевых бизнес-процессов.

Технологии СЭД ТЕЗИС позволяют быстро и безболезненно перевести организацию на удаленную работу. Система представляет собой веб-приложение, доступ к ней осуществляется через браузер. Отдельной настройки СЭД на каждом компьютере не требуется. Также на качество работы не влияют установленные у пользователей браузер, операционная система и другое ПО.

Мобильное приложение СЭД ТЕЗИС поможет обеспечить максимальную свободу при работе из дома. Например, если компьютер будет нужен другим членам семьи, можно будет работать со смартфона или планшета. Для использования мобильного приложения достаточно загрузить его из App Store или Play Market. Поддерживаются все устройства с iOS и Android. Широкая функциональность мобильного приложения СЭД ТЕЗИС позволяет выполнять все основные действия с документами, задачами и вложениями. Пуш-уведомления помогут всегда быть в курсе ситуации и увидеть, когда требуется решить какой-либо вопрос. Важно отметить, что в мобильном приложении СЭД ТЕЗИС можно работать оффлайн. Это особенно актуально для тех, у кого дома нестабильный интернет. При восстановлении подключения все действия пользователя синхронизируются с сервером.

Кроме того, СЭД ТЕЗИС позволяет организовать хранение документов в едином пространстве, куда пользователи могут получить доступ как будучи в офисе, так и из дома. Для поиска нужного документа им достаточно ввести в поисковую строку ключевые слова из текста. При этом система развернута на серверах компании-заказчика, а не в облаке, что обеспечивает защиту от утечек. Вдобавок к этому разграничен доступ пользователей к документам, а каждая учетная запись защищена паролем. При необходимости в систему могут быть добавлены дополнительные меры безопасности.

Вопросы эффективной коммуникации, прозрачности бизнес-процессов и контроля при удаленной работе становятся еще более актуальными. СЭД ТЕЗИС поможет организовать совместную работу и упорядочить ее. Так, в системе фиксируются все комментарии по документам и задачам, а также хранятся все итерации в хронологическом порядке. Пользователь сразу видит, на каком этапе находится процесс, и какая версия документа актуальная. Кроме того, СЭД ТЕЗИС позволяет не пропустить важные события благодаря уведомлениям о назначении в работу, приближении срока исполнения и других действиях. Увидеть полную картину и принимать эффективные решения поможет возможность формировать в системе отчеты по необходимым параметрам, например, загрузке сотрудников или задачам, по которым приближается срок исполнения.

Также СЭД ТЕЗИС позволит управлять онлайн-конференциями, которые пришли на смену офлайн-совещаниям. Неважно, в каком формате проходит встреча, в системе можно сформировать повестку, уведомить участников и поставить задачи по итогам.

Помимо коммуникаций внутри компании СЭД ТЕЗИС способствует организации комфортного обмена юридически значимыми документами с контрагентами. При наличии соответствующих лицензий в системе можно заверить документ квалифицированной электронной подписью и отправить контрагенту через Диадок. Принятые из Диадок документы также хранятся в отдельной папке в СЭД ТЕЗИС.

СЭД ТЕЗИС не только поможет при переходе на удаленную работу, но и обеспечит множество преимуществ, которые будут актуальны, когда карантин закончится. В частности, это ускорение работы с документами, повышение прозрачности бизнес-процессов, уменьшение просрочек.

На период пандемии команда СЭД ТЕЗИС предлагает действующим и потенциальным заказчикам помощь — бесплатное обучение работе с системой и расширение количества подключений до необходимого.

Бесплатное обучение и масштабирование лицензии СЭД “Тезис” на период пандемии

14 апреля 2020 года компания «Хоулмонт» выступила с предложением помощи пользователям своей системы в связи с пандемией и переводом большого количества сотрудников различных отраслей на работу из дома.

Для действующих заказчиков компания запускает бесплатные обучающие вебинары для сотрудников, работающих из дома. Это поможет освежить в памяти знания о СЭД ТЕЗИС и увидеть, как работать в системе быстрее и эффективнее.

Заказчикам, у которых есть потребность в увеличении количества подключений, компания готова на период пандемии расширить лицензию насколько это необходимо. Это предложение распространяется на все редакции и опции системы, кроме тех, которые содержат лицензии на сторонние продукты.

Также акция распространяется на конфигурации системы, включающие возможность использования квалифицированной электронной подписи и интеграцию с системой Диадок. Таким образом, направить документ контрагенту через Диадок можно напрямую из СЭД ТЕЗИС.

Для организаций, которые пока не стали пользователями СЭД ТЕЗИС, компания также готова предложить специальные условия.

СЭД ТЕЗИС поможет эффективно организовать совместную дистанционную работу с документами и задачами, а также взаимодействие с контрагентами, ускорить бизнес-процессы, повысить их прозрачность и контролируемость.

Совместимость с ОС «Циркон»

5 марта 2020 года компания «Хоулмонт» сообщила, что совместно с производителем ОС «Циркон» компанией «СВЕМЕЛ» провели тестирование своих продуктов на совместимость и подтвердили корректность их работы.

Операционная система «Циркон» входит в состав программных комплексов терминального доступа «Циркон», предназначенных для защиты информации от несанкционированного доступа. Они обеспечивают безопасность при хранении и обработке данных на серверах, а также разграничивает доступ пользователей к ресурсам локальной вычислительной сети.

Использование программных комплексов терминального доступа «Циркон» возможно для всех рабочих мест, в том числе, удаленных. Технология позволяет обеспечить безопасность информации различного уровня конфиденциальности, включая персональные данные и государственную тайну. ОС и программные комплексы «Циркон» используются во многих органах государственной власти России, в том числе в МИД,  Минфин,  Минэкономразвития,  ФСБ и Пограничной службе.

В рамках совместной деятельности «СВЕМЕЛ» и «Хоулмонт» в МИД России реализован проект по внедрению системы юридически значимого межведомственного электронного документооборота (решение «Хоулмонт»), функционирующей под управлением ОС «Циркон» (разработка «СВЕМЕЛ»).

Программные комплексы терминального доступа «Циркон» и СЭД ТЕЗИС разработаны российскими компаниями, включены в Реестр отечественного ПО Минкомсвязи РФ и поддерживают концепцию свободного ПО. Оба продукта являются полностью соответствующими политике импортозамещения и могут быть рекомендованы для внедрения в организациях, которые руководствуются ею при выборе ПО и развитии информационных систем.

“ТЕЗИС” побеждает в тендере на выбор решения для ЮЗЭДО госорганов России

Как выяснил CNews 31 января 2020 года, типовое решение системы электронного документооборота (СЭД) для госорганов будет строиться на основе готового СЭД-продукта самарской компании «Хоулмонт» (Haulmont). Она стала победителем тематического тендера подведомственного Минкомсвязи НИИ «Восход», который занимается созданием платформы юридически значимого электронного документооборота (ЮЗЭДО).

Источник: http://www.tadviser.ru/

Понравилась статья? Тогда поддержите нас, поделитесь с друзьями и заглядывайте по рекламным ссылкам!