Фонд развития промышленности внедряет систему электронного документооборота Syntellect Tessa: интервью о результатах работы

Картинки по запросу Syntellect TessaSyntellect Tessa – платформа создания решений по автоматизации документооборота и бизнес-процессов компаний в различных сферах бизнеса. Платформа разработана на основе практического опыта реализации более 150 проектов внедрения системы электронного документооборота (СЭД) в организациях различного масштаба и различной сферы деятельности. Приказом Минкомсвязи России от 08.11.2016 №538 система управления документами и бизнес-процессами TESSA включена в Единый реестр российских программ для электронных вычислительных машин и баз данных. Реестр создан в соответствии со статьей 12.1 Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

Картинки по запросу Syntellect Tessa

Это сделано в целях расширения использования российских программ для электронных вычислительных машин и баз данных, подтверждения их происхождения из Российской Федерации, а также в целях оказания правообладателям программ для электронных вычислительных машин или баз данных мер государственной поддержки.

Владимир Распопов, заместитель директора Фонда развития промышленности рассказал о особенностях внедрения СЭД TESSA в Фонде развития промышленности (ФРП) и главных задачах новой системы.

Расскажите о предыстории проекта внедрения системы TESSA. Как был организован процесс обработки документов ранее, какие недостатки требовалось устранить?

ВЛАДИМИР РАСПОПОВ: Фонд развития промышленности образован в целях поддержки реализации Минпромторгом промышленной политики в России. Мы предоставляем два вида поддержки бизнесу от государства – финансовые и нефинансовые. Нефинансовые меры заключаются в развитии и предоставлении промышленным предприятиям и иным субъектам промышленной деятельности всевозможных сервисов поддержки развития бизнеса на базе ГИС (Государственная Информационная Система) Промышленности. Одним из основных сервисов является максимальное упрощение получения предприятиями мер государственной поддержки на базе сервиса навигатора мер поддержки и электронного документооборота, а также минимизация сроков переписки по другим вопросам, возникающим у предприятий с органами власти, за счет интеграции документооборота с соответствующими системами органов власти. Эти задачи были установлены концепцией развития ГИСП и по плану реализуются в 2017 году.

Как проходил процесс выбора новой системы? Почему выбор пал на платформу TESSA? К каким еще продуктам присматривались?

ВЛАДИМИР РАСПОПОВ: Процесс выбора проходил по стандартному сценарию. Первоначально были отобраны наиболее известные системы документооборота и проведен ряд встреч с представителями компаний-разработчиков. На презентациях было подробно рассмотрено как устроена часть администратора – насколько система доступна для самостоятельного развития без привлечения вендора или партнеров, как обстоят дела с документированием системы, какие возможности система представляет в части интеграции с другими системами, наличие полнофункционального web-клиента и возможность организации ЮЗДО. У СЭД TESSA все эти аспекты были хорошо продемонстрированы. Вендор предоставил нам тестовый стенд и мы самостоятельно убедились в возможностях системы. Мы также оценили удобство уникального модуля – мобильное согласование, который обеспечивает возможность согласования документов по почте. Немалую роль в выборе сыграли интерфейс системы и гибкость вендора в виде готовности к реализации в рамках проекта дополнительной платформенной функциональности (ЭЦП в web-версии системы, авторизация с помощью ADFS и так далее).

Похожее изображение

Какие основные задачи были поставлены перед новой системой?

ВЛАДИМИР РАСПОПОВ: Важно было быстро внедрить готовое решение, в котором уже реализованы все типовые возможности системы электронного документооборота для предприятий промышленности, подключенных к ГИСП. Также система должна была иметь возможность отправки документов другим предприятиям и в ФРП, подписание документов ЭЦП, в том числе и в web-клиенте, и интеграция с СЭД Минпромторга. Для удобства пользователей ГИСП необходимо было обеспечить встраивание интерфейса СЭД в общий интерфейс портала ГИСП с централизованной авторизацией пользователей на портале. Данный функционал был реализован в СЭД TESSA через сервис ADFS, т.е. авторизованный на портале ГИСП пользователь заходит в СЭД без дополнительного ввода логина-пароля.

Какое количество сотрудников планировалось охватить?

ВЛАДИМИР РАСПОПОВ: Система предполагает подключение неограниченного количества пользователей, так как кроме сотрудников Фонда с системой будут работать предприятия ГИСП, все органы власти, имеющие отношение к реализации промышленной политики, научные и инжиниринговые организации, сертификационные центры, отраслевые объединения, деловые сообщества и так далее.

Какие трудности возникали в ходе внедрения?

ВЛАДИМИР РАСПОПОВ: На момент начала нашего сотрудничества система предоставляла ЮЗДО только в части декстопного приложения – толстого клиента. Эту задачу необходимо было оперативно решить. Для подписания ЭЦП в web-версии возникла необходимость реализации функционала на уровне платформы и выпуск её нового релиза с поддержкой плагина КриптоПро ЭЦП Browser. С этой стороны вендор показал высший пилотаж – готовность выпустить релиз системы под нашу задачу характеризует производителя как компанию гибкую, способную быстро принять решение и оценить все аспекты поставленной задачи.

Аналогичная ситуация с ADFS – дополнительно на уровне платформы реализовывали аутентификацию с помощью ADFS. Все остальное было реализовано в рамках проектного решения и сложностей не вызвало.

Какие особенности проекта вам запомнились больше всего? Почему?

ВЛАДИМИР РАСПОПОВ: Наши планы по автоматизации, очевидная экономическая эффективность проекта и ограниченное время на реализацию задуманного сделали проект весьма интенсивным. Да, конечно, работа с государственными структурами накладывает свой отпечаток, и согласование отдельных протоколов занимало продолжительное время, но на общем графике реализации проекта это не отразилось.

Картинки по запросу Syntellect Tessa

Возникали ли сложности у сотрудников компании с адаптацией к новой системе?

ВЛАДИМИР РАСПОПОВ: TESSA позволяет максимально удобно и функционально настроить рабочие места пользователей, при этом не перегружая их. Интерфейс пользователя и рабочее место администратора системы интуитивно понятны и просты. В открытом доступе представлены видеоролики и детальные инструкции по работе и настройке СЭД, что, безусловно, помогает пользователям адаптироваться в новой системе.

Каких результатов удалось добиться с помощью новой системы?

ВЛАДИМИР РАСПОПОВ: Система запущена в промышленную эксплуатацию в октябре 2017 года. Объективно оценить выбор системы и результат внедрения можно будет спустя 3-4 месяца.

С какими решениями интегрирована СЭД?

ВЛАДИМИР РАСПОПОВ: TESSA напрямую интегрирована с порталом ГИСП и является сервисом управления юридически значимым электронным документооборотом участников ГИСП. Встроенная авторизация через ADFS, единая для сервисов ГИСП, позволяет в рамках одного web-окна осуществлять документационное взаимодействие структурных подразделений и информационное взаимодействие с системой электронного документооборота Минпромторга России.

Существуют ли планы по развитию проекта?

ВЛАДИМИР РАСПОПОВ: С системой приятно работать, она обеспечивает все возможности документооборота, востребованные на рынке. Мы планируем расширение функционала системы как внутри ФРП, так и между предприятиями ГИСП.

Основные свойства СЭД

  • скорость работы: система оптимизирована для работы в современных условиях распределенных сетей, в том числе на слабых каналах передачи данных;
  • интерактивный пользовательский интерфейс, разработанный с применением самых современных технологий;
  • возможности настройки и разработки расширений для системы на всех уровнях платформы, в том числе на уровне полей системных таблиц, гармоничное сочетание визуальных настроек и программирования;
  • подсистема ролевого доступа к объектам и функциям: иерархия простых ролей, динамические вычисляемые и контекстные роли;
  • возможности в части представления данных: обычные представления, зависимые представления, подмножества, программные представления;
  • возможность организации бизнес-процессов с наглядной визуализацией хода выполнения процесса;
  • возможности по интеграции с другими информационными системами;
  • передача данных по защищенному протоколу https, возможность работы через Интернет, в т.ч. поверх VPN;
  • наличие типовых решений;

Эффекты от автоматизации документооборота и бизнес-процессов с помощью Syntellect Tessa

  • оптимизация сроков согласования и обработки документов и выполнения бизнес-процессов;
  • исключение издержек за счет оптимизации поиска нужных документов, исключения потерь, экономии на печати/хранении/перемещении бумажных документов;
  • обеспечение контроля исполнения и обработки документов;
  • обеспечение прозрачности автоматизированных процессов;
  • повышение уровня управляемости компании.

Ниже приведен перечень функциональных блоков документооборота, которые могут быть автоматизированы на платформе Syntellect Tessa:

  • Электронный архив документов. Система оптимизирована для работы с большими объемами данных: десятки миллионов карточек документов с прикрепленными скан-образами, несколько тысяч одновременно подключенных пользователей, при этом, быстрые навигация и поиск – задача не вызывающая трудностей для Syntellect Tessa;
  • автоматизация работы канцелярии: регистрация входящей и исходящей корреспонденции, сканирование документов и доведение до исполнителей в электронном виде;
  • контроль исполнительской дисциплины;
  • процессы согласования исходящих писем;
  • согласование договоров;
  • согласование платежей;
  • организация тендерных процедур;
  • согласование и контроль исполнения организационно-распорядительных документов;
  • обработка заявок/служебных записок;
  • обработка жалоб и претензий;
  • работа с протоколами совещаний/коллегиальных органов;
  • кадрово-хозяйственные процессы (прием на работу, увольнение, командировки и пр);
  • автоматизация работы сервис-деска;
  • обработка и хранение первичной бухгалтерской документации;
  • автоматизация процессов, специализированных для различных сфер бизнеса:
    • автоматизация урегулирования убытков страхования (страховая компания);
    • рассмотрение на выдачу кредитов (банк);
    • процедура открытия нового магазина (ритейл);
    • вывод на рынок новой единицы продукции (производство).

Картинки по запросу Syntellect Tessa

Понравилась статья? Тогда поддержите нас, поделитесь с друзьями и заглядывайте по рекламным ссылкам!