Развитие компании и выбор ERP-системы

Картинки по запросу Этапы развития производства ERPВ настоящее время многие предприятия ощущают необходимость улучшения своей информационной системы управления. В первую очередь это связано с неудовлетворенностью руководителей качеством получаемой ими информации и скоростью ее получения. Поэтому перед руководством встают следующие вопросы: «Каким же образом выбрать программный продукт в зависимости от целей бизнеса, различных этапов развития компании и текущего состояния ее автоматизации?

Как правильно выделить наиболее актуальные направления развития информационной системы? Как расставить приоритеты для задач, требующих автоматизации, и определить последовательность их решения?».

Картинки по запросу Этапы развития производства ERP

Для ответа на эти вопросы рассмотрим сначала влияние этапа развития компании на те программные продукты, которые могут быть использованы для построения ее системы управления. Обычно компания в своем развитии проходит примерно следующие этапы.

Первый – это возникновение. Как правило (особенно это характерно для массового рынка – торговли потребительскими товарами, услугами) на данном этапе размер компании невелик, и ее состояние может быть легко спланировано и проконтролировано без использования каких-либо специальных программных продуктов (повсеместно распространенные пакеты типа MS Excel, понятно, не в счет).

Картинки по запросу Этапы развития производства ERP

Затем происходит рост бизнеса (как правило, количественный) – растет объем продаж, увеличивается количество персонала. Система управления усложняется, но все еще достаточно проста для контроля состояния предприятия несколькими людьми. Задачи планирования все еще не столь критичны и могут быть решены «в голове» или с использованием тех же электронных таблиц. Основная задача руководителей предприятия на данном этапе – обеспечить правильный и своевременный учет результатов деятельности. Поэтому информационная система предприятия проста и решает в основном учетные задачи. В то же время в компании может появиться несколько простых и дешевых программных продуктов, которые выполняют задачи ведения базы данных клиентов, сбора заказов и т.д.

С ростом и развитием предприятия система управления становится все более сложной. С одной стороны, существенно возрастает объем информации, которую приходится обрабатывать руководителям компании (и «в голове», тем более одной, планировать и контролировать состояние предприятия становится практически невозможно). С другой стороны, бизнес диверсифицируется – появляются новые направления, зачастую существенно отличающиеся от первоначального. Поэтому на определенном этапе развитие предприятия достигает такого этапа (этапа «зрелости»), когда необходимы новые методы управления. С чем это связано? Прежде всего, в системе управления явно выделяются специализированные подсистемы – финансовая, логистическая, производственная, сбытовая. Между ними необходимо обеспечивать эффективную информационную связь, т.е. выстраивать горизонтальные и вертикальные информационные потоки (особенно важно обеспечивать получение достоверной информации о деятельности компании подсистемой финансового управления). Кроме того, существенно усложняются процедуры планирования.

Картинки по запросу Этапы развития производства ERP

Особенно это важно на производственных предприятиях, когда информация по прогнозам продаж, производства и закупок должна быть согласована с финансовой точки зрения на разных временных горизонтах планирования. Финансовый «верхний» слой управления нуждается в подкреплении своевременными достоверными данными «снизу» – от других подразделений компании. Финансовым директором должен быть обеспечен такой график поступления платежей (кредитов, прочих поступлений), который позволит финансировать не только текущую деятельность компании (оперативный уровень планирования), но и инвестиционные проекты (средне- и долгосрочная перспектива). Именно на данном этапе, когда существенно возрастает сложность системы управления, возникает потребность в сложных интегрированных ERP-системах, которые адекватны потребностям бизнеса и могут обеспечить полноту, достоверность, единый формат необходимой управленческой информации, единство методик и быстроту ее обработки. Тем самым, ERP-система может обеспечить предприятию необходимые конкурентные преимущества.

Картинки по запросу Этапы развития производства ERP

Таким образом, в соответствии с развитием предприятия используемые программные продукты также претерпевают изменения:

  • от «кусочной» автоматизации – к единому продукту
  • от учета – к планированию
  • от простого продукта  – к сложным
  • от небольшого объема, скорости и сложности обрабатываемой информации – к высоким.

Для того, чтобы ERP-система принесла предприятию максимум эффекта, следует определить, какие бизнес-функции и в какой последовательности должны быть автоматизированы. Для этого стоит провести анализ возможных этапов автоматизации по следующим критериям.

Критерий критичности

Руководство должно выявить «критические точки» – те бизнес-процессы в подсистемах управления, в которых сосредоточены (или, в соответствии с тенденциями развития внешней и внутренней среды, будут сосредоточены в будущем) основные проблемы предприятия. Если основная проблема предприятия – привлечение и удержание клиентов, то наиболее критическими становятся подсистемы сбыта, маркетинга и рекламы. Если же основной проблемой является контроль эффективности использования финансовых ресурсов, то на первый план выходят процессы финансового управления и управления себестоимостью. На степень критичности влияет и текущее состояние информационной системы предприятия.

Картинки по запросу Этапы развития производства ERP

На многих машиностроительных предприятиях, деятельность которых началась еще в советское время, информационная система управления материальными ресурсами зачастую отлажена – как с методической, так и технической точки зрения. С изменением рыночных условий, с одной стороны, у предприятий стала критичной задача управления финансовыми ресурсами и производствеными мощностями. С другой стороны, количество свободных денег, которое можно потратить на внедрение современного программного продукта, очень ограничено. Поэтому вполне разумным кажется оставить подсистему управления материальными ресурсами в существующем виде и основные усилия направить на те подсистемам, которым не уделялось должного внимания ранее.

Как «критические точки» влияют на последовательность внедрения автоматизированной информационной системы управления? Именно они – «первые кандидаты» на автоматизацию. В то же время необходимо учитывать взаимосвязь критических бизнес-процессов с остальной деятельностью предприятия.

Если наиболее важной задачей является наведение порядка в сфере финансового управления, то внедрение финансовой части ERP-системы уже может принести существенный эффект – как минимум, за счет снижения расходов на уплату штрафов за просрочку платежей. В то же время финансовая подсистема тесно связана со всеми остальными – прежде всего, с подсистемами управления основной деятельностью (продажами, закупками, человеческими ресурсами и т.д.). Поэтому внедрение финансовых модулей будет наиболее эффективно, если будет проходить «в связке» с внедрением модулей управления продажами, закупками, а затем и производством. Таким образом, на первом этапе предприятие получает единую систему управления наиболее важными областями деятельности, генерирующими доход и потребляющими наибольшую долю ресурсов.

Картинки по запросу Этапы развития производства ERP

В ходе анализа системы управления может быть выявлено, что функционирование основных процессов деятельности уже налажено (и информационная система, поддерживающая данные процессы, удовлетворяет текущим и перспективным требованиям), а основной задачей является, например, управление рекламными кампаниями или маркетинговыми исследованиями. В этом случае может оказаться эффективным использовать специализированные программные продукты, решающие подобные частные задачи, и интегрировать их в существующую ERP-систему. Если же в ближайшей перспективе существующая ERP-система предприятия будет нуждаться в замене, то стоит рассмотреть вариант внедрения CRM (Customer Relationship Management) модуля ERP-системы с последующим внедрением и «стыковкой» остальных модулей.

Критерий готовности

Следующий шаг – анализ готовности предприятия к внедрению интегрированной информационной системы. Здесь, прежде всего, важны следующие моменты: «профессиональная» готовность и «психологическая» готовность.

«Профессиональная» готовность означает степень квалификации сотрудников, которая позволит им освоить и эффективно применять на практике те методики управления, которые заложены в ERP-системе. Естественно, что нет никакого смысла приобретать и внедрять сложный и дорогой программный продукт там, где его возможности не будут использованы и на 50 процентов.

Кроме того, следует отметить, что предприятию необходимы специалисты, которые будут в состоянии поддерживать и развивать программный продукт с технической (обеспечивать работоспособность баз данных и компьютерного оборудования) и функциональной (консультировать пользователей в процессе эксплуатации, адаптировать и дорабатывать необходимую функциональность) точки зрения. Если таких специалистов нет и нет возможности их найти в будущем за приемлемую цену (а такое вполне может случиться), то предприятие либо не должно внедрять программный продукт, либо должно быть готовым постоянно прибегать к помощи сторонних специализированных фирм.

Картинки по запросу жизненный цикл ERP

«Психологическая» готовность означает готовность сотрудников к изменению условий их работы – прежде всего, значительному увеличению количества обязанностей на этапе внедрения и ужесточению степени контроля их деятельности после внедрения программного продукта. С точки зрения «психологической» готовности следует начинать внедрение с тех подсистем управления, персонал которых наиболее мобилен и способен быстро адаптироваться к изменившимся условиям.

Критерий быстроты внедрения

Не секрет, что внедрение сложного программного продукта в целом может занять несколько месяцев, а иногда и лет. Важная задача в этом случае – не допустить усталости сотрудников от «бесконечного» на их взгляд процесса «без ощутимого» результата, мотивировать их на активное и позитивное участие в процессе внедрения информационной системы управления. Поэтому с психологической точки зрения иногда бывает разумным начать внедрение ERP-системы с тех модулей, которые могут быть запущены максимально быстро (и, соответственно, максимально быстро может быть получен результат). С одной стороны, это модули, относительно слабо интегрированные в основные, тесно связанные друг с другом бизнес-процессы предприятия – например, модуль управления маркетингом. С другой стороны, это относительно простые модули, освоение (изучение и эффективное использование в работе) которых не потребует от сотрудников большого времени. Быстрый успех на каком-либо участке придает персоналу предприятия уверенность в том, что задачи, поставленные перед проектом внедрения в целом, будут решены несмотря на кажущуюся (а иногда и реальную) их сложность.

Критерий стоимости внедрения

Естественно, что любое внедрение информационной системы финансовый директор предприятия рассматривает как инвестиционный проект. Главный вопрос, который его интересует, — сколько это стоит и что это даст? Поэтому наряду с эффектом (критичностью) от внедрения очень важен вопрос и его стоимости. ERP-системы имеют, как правило, модульную структуру, каждый модуль предназначен для автоматизации определенной группы бизнес-процессов и имеет свою стоимость (к которой, естественно, добавляется еще и стоимость работ по внедрению). Финансовый директор должен определить, соответствует ли цена, уплачиваемая за автоматизацию, тому эффекту, который будет достигнут.
Есть и еще один немаловажный момент. К сожалению, всегда существует объективный риск того, что проект внедрения не будет доведен до конца. В этом случае потраченные ресурсы будут потеряны безвозвратно. С этой точки зрения (снижения финансового риска проекта) построение информационной системы лучше всего начинать с тех модулей, внедрение которых обойдется в меньшую сумму.

Таким образом, в идеале необходимо начинать внедрение ERP-системы в тех процессах деятельности, где внедрение может принести наибольший экономический эффект, сотрудники готовы к использованию получаемых преимуществ ERP-системы и система может быть внедрена наиболее быстро и с наименьшими затратами. Естественно, что в реальной ситуации такая комбинация факторов случается редко. Зачастую бывает так, что если бизнес-процессы являются наиболее критическими, то сотрудники по тем или иным причинам не готовы к внедрению, или внедрение программного продукта в подсистеме управления можно провести быстро, но она не является критической для предприятия. Руководителям компании необходимо оценить важность данных критериев и определить, чем можно «пожертвовать» для достижения конечной цели – повышения эффективности управления в целом.

По материалам: http://www.docflow.ru/

Картинки по запросу Этапы развития производства ERP

Понравилась статья? Тогда поддержите нас, поделитесь с друзьями и заглядывайте по рекламным ссылкам!

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *